¿Cómo y porqué hacer una destrucción segura de documentos para cumplir la Ley de Protección de Datos (LOPD)?

Toda empresa, negocio y persona física genera una serie de documentación en su vida diaria. Pasado un tiempo, esos documentos no serán necesarios de archivar y custodiar, teniendo que ser destruidos para obtener más espacio en nuestras oficinas, viviendas, etc.; por tanto teniendo que proceder a la destrucción de documentos de una forma periódica.

No obstante, todos esos documentos contienen mucha información de CARÁCTER PERSONAL que no puede ser expuesta a terceros; pues en caso afirmativo estaríamos incumpliendo la Ley de Protección de Datos (LOPD).

De este modo, no podemos destruir esos documentos tirándolos a la basura o al contenedor de reciclaje de papel sin tomar algunas medidas de seguridad; máximo si somos un negocio donde trabajamos con datos de terceros y; por tanto, podríamos proporcionar imprudentemente información privada de personas a todo aquel sujeto que revise los papeles que hemos arrojado al contenedor.

Dependiendo de la gravedad de los hechos, esta infracción puede traducirse en sanciones administrativos que pueden alcanzar hasta 600.000 €; o incluso en un delito penal contra la intimidad de las personas; sobre todo, si nos dedicamos a sectores profesionales que deben mantener el secreto profesional (p. ej. medicina, abogacía, etc.). Por ese motivo, debemos preguntarnos ¿Cómo destruir la documentación física de forma segura y cumpliendo la LOPD?

La Ley de Protección de Datos (LOPD): qué dice en referencia a la destrucción de documentos

Aunque parezca sorprendente, la normativa de la LOPD obliga a realizar ciertas medidas para que la destrucción de documentos sea efectiva. No nos sirve simplemente con rasgar el papel en varios trozos o; tachar alguna información relevante; puesto que los avances tecnológicos hacen posible la reconstrucción de esos escritos.

Por ese motivo, lo ideal es destruir documentos con los métodos que nos aconseja la LOPD. Para ello, existen empresas especializadas en la destrucción de documentos que cumplen con esta normativa y; ofrecen a su cliente la garantía de que se ha cumplido con lo pactado. Se trata de una externalización del servicio; pero es el método más fiable y efectivo para que pueda garantizar a la empresa que ha realizado adecuadamente la destrucción de toda esa documentación y; así evitar que una sanción económica o denuncia por parte de cualquier ciudadano (cliente, proveedor, empleado, competencia…).

También podemos optar por otros métodos, como destruir el papel con una trituradora de papel o quemar los documentos.

1) ¿Cómo funcionan las empresas especializadas en destrucción de documentos?

Existen muchas empresas especializadas en la destrucción de documentos. En sus servicios incluyen el servicio de destruir; pero también de garantizar la calidad de su servicio a través de la expedición de un certificado.

La forma de proceder es aparentemente muy sencilla; básicamente se trata de contratar su servicio y la empresa pone a disposición del cliente un contenedor de seguridad en el que se depositará toda la documentación susceptible de ser destruida.

Dependiendo del volumen y del tipo de cementación, esta empresa proporcionará a su cliente diferentes tipos de contenedores. Normalmente se diferencian los palets, las cajas de estanterías de los simples documentos en papel.

Por ese motivo, aunque estas empresas son útiles para particulares y empresarios; son más ventajosas para los segundos; dado que muchos de ellos deben proceder al expurgo de toda su documentación cuando ésta ha dejado de servir o de ser susceptible de ser reclamada legalmente.

Cuando los contenedores están llenos; se procede a su recogida para transportar todos esos objetos al lugar donde se efectuará su destrucción completa.

Por tanto, contratar a una de estas empresas nos reportará una serie de ventajas a tener en cuenta:

• Garantías de cumplimiento legal.  
• Transferencia de riesgos: si hay un error en procedimiento, la responsable será la empresa subcontratada.
• Ahorro de tiempo: muchas empresas incluso colaboran con el cliente a la hora de exponer todos los archivos y documentos en los contenedores. Podrá dedicarse a lo que realmente le interesa y le proporciona ingresos en su empresa.
• Es un sistema rápido, limpio y efectivo.
• Además, si se desea destruir archivos completos hay empresa de destrucción de archivos que te ayudarán en el proceso. 

Y solamente un inconveniente: pagar por sus servicios. Pero éste al soportar IVA también puede ser deducido en nuestra actividad empresarial.

¿Por qué es importante el certificado?

Es imprescindible que la empresa subcontratada garantice la seguridad de sus servicios a través de la emisión de un certificado. Éste debe de garantizar la confidencialidad durante todo el proceso.

De este modo, si se vulneran los datos privativos de algunas personas, la responsabilidad pasa a ser de la empresa subcontratada en vez que la principal.

La norma UNE-EN 15713-2010

La norma UNE-EN 15713-2010 hace referencia a que la empresa contratada para destruir documentos, cumple con los requisitos legales para dedicarse a este servicio:

• Contrato de servicio.
• Certificado de destrucción.
• Instalaciones propias y apropiadas.
• Vehículos especializados y geolocalizados.
• Personal propio cualificado.
• Recogida y transporte seguro.
• Recepción, retención, destrucción.
• Confidencialidad, seguridad.

Además, estas empresas clasifican en sus informes el tipo de material que se desea destruir:

• Clase A: Papel, planos, documentos y dibujos
• B: Tarjetas SIM y negativos.
• C: Cintas de vídeo y de sonido, disquetes, casetes y película.
• D: Ordenadores incluidos discos duros, programas preinstalados, tarjetas lectoras de chip, componentes y otros soportes físicos.
• E: Identificaciones, CD y DVD.
• F: Mercancía falsificada, planchas de impresión, microfichas, tarjetas de crédito y de compra y otros productos.
• G: Ropa de marca y uniformes de empresa.
• H: Radiografías y diapositivas.

2) La trituradora de papel como sistema para la destrucción de documentos

Si queremos comprar una trituradora de papel; podemos localizarla en diferentes negocios y mercados. Ella nos ayudará a destruir toda la documentación obsoleta de nuestra empresa o todos los escritos que necesitemos eliminar por cualquier otro motivo de forma lícita; como determinados contratos que deben ser destruidos tras su conclusión.

Tras su destrucción, el papel podrá ser arrojado en un contenedor normal de reciclado de papel.

Es imprescindible saber que no todas las trituradoras se ajustan a todas las empresas y; para seleccionar la más adecuada para nuestras necesidades, debemos observar el tipo de información que proporcionamos y el tamaño que soporta ésta.

No obstante, también hay que observar el tipo de destrucción que realiza la trituradora. Dependiendo de los niveles de privacidad, puede bastar con que la trituradora haga tiras de papel o no. Por ejemplo, si nuestro negocio tenemos un Nivel Bajo de seguridad nos sirve este tipo de operación; pero por contrapartida si poseemos un Nivel Alto deberemos convertir esas hojas en pequeños trozos de papel que impidan su posterior reconstrucción.

Por tanto, si optas por una trituradora de papel, deberá de tener en cuenta el nivel de seguridad en función de la LOPD.

La principal ventaja es que dispondremos de un sistema propio en nuestra oficina para la destrucción de archivos y documentos. Y como desventajas tenemos un sistema ruidoso; la pérdida de tiempo que debes de disponer para destruir esos documentos y; sobre todo, en muchas ocasiones esas máquinas se calientan y se estropean.

3) Quemar papel como método para la destrucción de documentos

El tercer sistema para destruir documentos es el calcinado del papel. Para ello, se queman los papeles convirtiéndolos en cenizas; bien en un horno de leña similares a los del sector de la restauración; o bien en caldera.

La principal ventaja que puedes hacerlo tú mismo; pero el principal inconveniente es que si provocas un incendio puede ser un delito penal. Además, quemar papel conlleva un determinado tiempo; requiere un espacio adecuado para poder hacerlo y no garantiza que se destruya toda la información.

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Las medidas de seguridad de la LOPD: Nivel BÁSICO, MEDIO Y ALTO

Según el nivel de seguridad de nuestra empresa, tendremos que tener una serie de elementos a tener en cuenta a la hora de destruir documentos y archivos.

Las medidas de seguridad se clasifican en torno a tres niveles: Básico, Medio y Alto.

• Nivel Alto: es cuando los ficheros o tratamientos con datos disponen información sobre de ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial, salud o vida sexual. Precisamente esta información esta vinculada a los derechos fundamentales.
  • También cuando son recabados con fines policiales sin consentimiento de las personas afectadas.
  • O en caso de violencia de género.

• Nivel Medio: es este nivel los datos contienen información sobre:
  • Datos relativos a la comisión de infracciones administrativas o penales o se rijan por el artículo 29 de la LOPD (solvencia patrimonial y crédito).
  • de Administraciones tributarias, de entidades financieras, de Entidades Gestoras y Servicios Comunes de Seguridad Social, de mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
  • que ofrezcan una definición de la personalidad y permitas evaluar determinados aspectos de la misma o del comportamiento de las personas,
  • de los operadores de comunicaciones electrónicas, respecto de los datos de tráfico y localización
• Nivel Básico: cualquier otro fichero que contenga datos de carácter personal.
  • También aquellos ficheros del nivel Alto (datos de ideología, afiliación sindical, etc.), cuando se utilicen con la única finalidad de realizar una transferencia dineraria.
  • Cuando se trate de ficheros o tratamientos no automatizados o sean tratamientos manuales de estos tipos de datos de forma incidental o accesoria, que no guarden relación con la finalidad del fichero.
  • En los ficheros o tratamientos que contengan datos de saludo, que se refieran exclusivamente al grado o condición de discapacidad o la simple declaración de invalidez, con motivo del cumplimiento de deberes públicos.

Conclusiones

Para finalizar, como asesores jurídicos recomendamos que la opción más factible, viable y cómodo es la contratación de una empresa que destruya documentos por usted. De esta forma adquirimos tiempo, nos desvinculamos de esta gestión y lo más importante nos quitamos parte de la responsabilidad ante un posible error o fallo en el proceso.