Toda empresa, negocio y persona física genera una serie de documentación en su vida diaria. Pasado un tiempo, esos documentos no serán necesarios de archivar y custodiar, teniendo que ser destruidos para obtener más espacio en nuestras oficinas, viviendas, etc.; por tanto teniendo que proceder a la destrucción de documentos de una forma periódica. Por ese motivo, hoy traemos una serie de herramientas para destruir documentos online / offline.
¿Qué documentos hay que destruir de una forma especial?
No todos los documentos de un negocio contienen información de CARÁCTER PERSONAL. Este tipo de documentos físicos podemos eliminarlos de forma instantánea sin necesidad de proceder a un método fiable para cumplir con la Ley de protección de Datos.
No obstante, hay otros tipos de documentos que SI contienen información de CARÁCTER PERSONAL. Para estos casos, hay que seguir con un procedimiento específico que ya explicamos en el artículo: “¿Cómo y porqué hacer una destrucción segura de documentos para cumplir la Ley de Protección de Datos (LOPD)?”.
De este modo, no podemos destruir esos documentos tirándolos a la basura o al contenedor de reciclaje de papel sin tomar algunas medidas de seguridad; máximo si somos un negocio donde trabajamos con datos de terceros y; por tanto, podríamos proporcionar imprudentemente información privada de personas a todo aquel sujeto que revise los papeles que hemos arrojado al contenedor.
Este mismo hecho pasa con la documentación online; por ese motivo hemos redactado el artículo de las mejores herramientas para destruir documentos online / offline.
Las mejores herramientas para destruir documentos físicos
La LOPD nos aconseja destruir los documentos físicos con una serie de métodos que detallamos a continuación:
1) Contratar a una empresa especializada en destrucción de documentos
Lo ideal según la LOPD es destruir documentos de una forma que nunca se pueda acceder a esos datos personales de los clientes y empresas. Para ello, el mejor método es contratar los servicios de una empresa dedicada a la destrucción de documentos; dado que ellos van a escoger el método más eficiente para eliminación de estos archivos. Por ejemplo, All Safe Documents es una de esas empresas especializadas en esta materia.
Ellos garantizan la destrucción de todo tipo de documentos; además pueden recoger la documentación de forma periódica y aportan un certificado a la empresa de que esos documentos lo han recogido y van a ser eficientemente destruidos (cumpliendo la norma UNE 15713). De este modo, la responsabilidad civil de nuestra empresa queda completamente asegurada y delegada a All Safe Documents.
Sin duda, contratar a una empresa especializada en esta materia constituye el método más fiable y efectivo para que pueda garantizar a la empresa que ha realizado adecuadamente la destrucción de toda esa documentación y; así evitar que una sanción económica o denuncia por parte de cualquier ciudadano (cliente, proveedor, empleado, competencia…).
1.1) ¿Cómo funcionan estas empresas especializadas en destruir documentos?
Además, la forma de proceder es aparentemente muy sencilla; básicamente se trata de contratar su servicio y la empresa pone a disposición del cliente un contenedor de seguridad en el que se depositará toda la documentación susceptible de ser destruida.
Dependiendo del volumen y del tipo de cementación, esta empresa proporcionará a su cliente diferentes tipos de contenedores. Normalmente se diferencian los palets, las cajas de estanterías de los simples documentos en papel.
Por ese motivo, aunque estas empresas son útiles para particulares y empresarios; son más ventajosas para los segundos; dado que muchos de ellos deben proceder al expurgo de toda su documentación cuando ésta ha dejado de servir o de ser susceptible de ser reclamada legalmente.
Muchos son las ventajas de contratar los servicios de este tipo de empresas: garantías de cumplimiento legal; transferencia de riesgos; ahorro de tiempo; es un sistema rápido, limpio y efectivo.
El único inconveniente es que hay que pagar por sus servicios; aunque éste al soportar IVA también puede ser deducido en nuestra actividad empresarial.
2) La trituradora de papel como sistema para la destrucción de documentos
Si queremos comprar una trituradora de papel; podemos localizarla en diferentes negocios y mercados. Ella nos ayudará a destruir toda la documentación obsoleta de nuestra empresa o todos los escritos que necesitemos eliminar por cualquier otro motivo de forma lícita; como determinados contratos que deben ser destruidos tras su conclusión.
Tras su destrucción, el papel podrá ser arrojado en un contenedor normal de reciclado de papel.
No obstante, es preciso saber que no todas las trituradoras se ajustan a todas las empresas y; para seleccionar la más adecuada para nuestras necesidades, debemos observar el tipo de información que proporcionamos y el tamaño que soporta ésta.
Dependiendo de los niveles de privacidad y dependiendo los datos que la empresa disponga; hay que adquirir un tipo de trituradora. Por ejemplo, si nuestro negocio tenemos un Nivel Bajo de seguridad nos sirve las trituradoras en tiras; pero por contrapartida si poseemos un Nivel Alto deberemos convertir esas hojas en pequeños trozos de papel que impidan su posterior reconstrucción.
Por ejemplo, las asesorías jurídicas manejamos una importante información sensible de nuestros clientes y; nuestro nivel es alto. En estos casos hay que acudir a una trituradora que convierta las hojas en pequeños trozos de papel que impidan su posterior reconstrucción.
De ahí que, nosotros siempre aconsejemos contratar empresas externas en vez que máquinas para destruirla nosotros mismos. Gracias al servicio de eliminar archivos con All Safe Documents podemos incluso destruir esos archivos “in situ” (en la casa del cliente).
3) Quemar papel como método para la destrucción de documentos
El tercer sistema para destruir documentos es el calcinado del papel. Para ello, se queman los papeles convirtiéndolos en cenizas; bien en un horno de leña similares a los del sector de la restauración; o bien en caldera.
La principal ventaja que puedes hacerlo tú mismo; pero el principal inconveniente es que si provocas un incendio puede ser un delito penal. Además, quemar papel conlleva un determinado tiempo; requiere un espacio adecuado para poder hacerlo y no garantiza que se destruya toda la información.
La destrucción de documentos informáticos
La LOPD también aconseja destruir adecuadamente las unidades de información de soportes informáticos como: tarjetas sim, cd, dvd, ordenadores, discos duros, programas pre-instalados, tarjetas lectoras de chip, componentes y soportes físicos de hardware.
Las empresas especializadas en destruir documentos también realizan este tipo de servicios. Pero existen otros mecanismos para destruirlos adecuadamente.
A) IObit Uninstaller
En los PC la documentación pese a eliminarla en la desintalación de programas, siempre quedan residuos en el mismo.
Para eliminar eficientemente una información en un disco duro, tenemos que instalar software especializado en la destrucción de documentos y programas.
Gracias a aplicaciones como IObit Uninstaller, podemos desinstalar programas y carpetas eliminado todos sus residuos en el registro de Windows y; los documentos de ese programa informático. De hecho, este programa permite desinstalar los archivos y destruir documentos como si una destructora de papel se tratase.
B) Destruir el dispositivo informático
Cuando nos desprendemos de un equipo informático, es aconsejable siempre formatear el equipo. No obstante, cuando se trata de empresas que tienen información sensible en sus discos duro, es aconsejable que se extraiga el mismo y si queremos vender ese equipo o donárselo a un tercero que sea sin disco duro.
Muchos informáticos saben rescatar la información del disco duro pese a estar formateado. No podemos coger este riesgo y lo mejor es extraer ese disco duro y proceder con su eliminación.
Nuevamente las empresas especializadas en la destrucción de documentos realizan este tipo de tareas. Si queremos hacerlo manualmente, tendremos que darle muchos golpes a la unidad (sino es un disco ssd), para que suelte el líquido y rompa la unidad. Por ejemplo a martillazos.
Una vez destruido, tendremos que llevar la unidad a un punto limpio para su reciclaje o definitiva destrucción.
C) ¿Qué pasa con los archivos de los hosting?
Cuando contratas un servidor a una compañía para alojar tu página web, es importante saber que se trata de un servicio de arrendamiento de un equipo informático.
Si migramos esa web, la responsabilidad de eliminar completamente los archivos es de la compañía que ofrece esos servicios.
De todas formas, cuando eliminemos un documento de nuestro hosting, siempre podemos ver si sigue en nuestro servidor a través de herramientas como Filezilla; o mediante otra herramienta de acceso FPT.
Si manejamos un plugins de caché para nuestra web, siempre es importante que limpiemos esa caché para que nadie vea esos residuos temporalmente. No olvides que si es un programa en nuestra web, hay también que eliminarlo de la tabla de datos MySQL.
Conclusiones sobre las herramientas para destruir documentos
Para finalizar, como asesores jurídicos recomendamos que la opción más factible, viable y cómodo es la contratación de una empresa que destruya documentos por usted, ya que ellos cuentan con las mejores herramientas para destruir documentos. De esta forma adquirimos tiempo, nos desvinculamos de esta gestión y lo más importante nos quitamos parte de la responsabilidad ante un posible error o fallo en el proceso. No obstante, no siempre, las empresas pueden costearse este servicio.
Enrique Ruiz Prieto
¡Hola! Soy abogado, consultor jurídico de empresas y asesor fiscal y laboral. Amo los viajes, las historias y las narraciones, la tecnología, la justicia social y el emprendimiento. Si te gustan estos temas, te invito a quedarte y leer mi blog, donde te enseñaré a comprender el apasionante mundo del derecho y el funcionamiento de las tecnológicas digitales.
Muchas gracias por todas estas recomendaciones! tendré muy en cuenta todas estas herramientas que comentas! mil gracias!
Es un gran post. Indica formas útiles y diferentes para destruir los documentos. Sin embargo, a veces las empresas no tienen tiempo para utilizar un software especializado. Por lo que, coincido con la conclusión de Enrique Ruiz, al final una empresa especializada lo va a hacer eficaz y mejor.