Hoy en día la tecnología nos permite delegar muchas funciones de nuestra actividad profesional para aliviar las funciones que tenemos que desarrollar en una empresa. No sólo mediante la robótica aliviamos esta función, sino también mediante softwares y aplicaciones desarrolladas a medida para nuestro proyecto. En este artículo vamos a centrarnos únicamente en el “software de gestión” para saber la importancia de estos programas para los asesores fiscales, abogados y otros colectivos y empresas.

Hay que tener en cuenta que este tipo de software, normalmente ofrecensoluciones integrales de gestión para Empresas y Asesorías con el fin de crear negocios más competitivos y mejorar la rentabilidad de tu empresa.

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¿Qué es un programa de gestión?

Un programa de gestión o software de gestión es una herramienta informática que permite la gestión de los diferentes procesos que existen en tu negocio; coordinando a los distintos departamentos y los elementos complejos que existen entre diferentes grupos de proyectos que están relacionados entre sí. Por ejemplo, a través de un contrato entre empresas.

¿Cuáles son las funciones del programa de gestión?

Este tipo de programas informáticos sirven para:

• Controlar la información en tiempo real: gracias a su almacenamiento en nube de la información de la empresa, podemos visualizar dicha información automáticamente, con tan sólo unas décimas de segundo de espera; de ahí que sea en tiempo real.
• Compartir información con diferentes departamentos de una empresa: Gracias a disponer de esta información en tiempo real, los diferentes departamentos de una empresa cuentan con la información en unos pocos clics.
• Realizar tareas administrativas de la empresa más eficientemente y con menos errores: muchas tareas administrativas de las empresas son meramente rutinarias para pasar una documentación a otro compañero de trabajo. Gracias a estas herramientas, este tiempo desaparece, pudiendo el compañero acceder a dicha información rápidamente.
• Simplificar los procesos internos de una empresa.
• Ser más eficaz en la gestión de una empresa: destinar menos tiempo a tareas repetitivas hace que el tiempo de trabajo verdaderamente se dedique uno a lo que verdaderamente es importante. En este caso analizar los resultados de la gestión de la empresa para buscar posibles soluciones para mejorar la rentabilidad de una empresa.

¿Cuáles son las principales ventajas?

Ya hemos visto qué es un software de gestión y para qué sirve. A continuación, vamos a ver las principales ventajas que tienen estos productos:

• 1) Mejora la toma de decisiones: al disponer de más tiempo, estaremos menos cansado y rendiremos mejor en la toma de decisiones. Las bases de datos conectadas permiten acceder a la información en cuestión de segundos.
• 2) Minimiza las duplicidades: si cuentas con varios departamentos, toda la información está un solo sitio.
• 3) Mejora la comunicación interna: toda la información está integrada en un mismo lugar, lo que hace que fluya la información y la comunicación entre departamentos.
• 4) Automatiza las tareas: lo que ganas tiempo al eliminar tareas repetitivas.
• 5) Dispones de más tiempo para aumentar el análisis y buscar soluciones a los problemas que está ocurriendo en la empresa.
• 6) Reduce costes y aumenta la competitividad: puedes ahorrar en personal laboral y; además, toda disminución en el número de errores y la reducción de tareas duplicadas permiten disminuir los costes empresariales.
• 7) Planifica escenarios futuros: normalmente el software de gestión incluyeestadísticas y datos de todas las operaciones que estamos haciendo en nuestro día a día.Esta información sirve también para planificar nuestro futuro, conociendo que meses tenemos más volumen de trabajo.
• 8) Genera más control en tu puesto de trabajo: facilita el seguimiento del producto a lo largo de la organización, desde que entra la materia prima hasta que es entregada al cliente.

Conclusiones sobre rentabilidad de tu empresa con un software de gestión a medida

Espero que todos estos argumentos te haya servidor de ayuda para saber si te es interesante contratar un software de gestión para tu empresa. Además de las ventajas anteriormente reseñadas, hay que añadir que:

• Normalmente los softwares de gestión permiten la creación de módulos y se adaptan a las necesidades personales de tu proyecto o negocio. Permiten la personalización y la instalación o desinstalación de ciertas funciones y; son escalables, pudiendo crecer en funcionalidades y puestos de trabajo a medida que la empresa lo necesite.
• Muchas empresas ofrecen una formación para que todos sus empleados sepan controlar este software de gestión empresarial.

Nosotros recomendamos este tipo de software en grandes empresas y pymes; donde existan diferentes departamentos y proyectos. Si tu caso es como el mío (varios autónomos), puede que no sea tan efectivo como para los primeros; aunque siempre es utilitaria si dispones del presupuesto para adquirirlo. Los asesores fiscales, jurídicos y laborales y abogados pierdan mucho tiempo en la gestión de documentos, con este tipo de herramientas guardan la información rápidamente.