¿Qué es un administrador de fincas y cuáles son sus funciones?

Un administrador de fincas es un profesional que se encarga de gestionar los asuntos financieros, legales y técnicos de una comunidad de propietarios con la intención de mantener y gestionar económicamente dicha entidad.

Puede ser elegido a petición de cada uno de los propietarios, o bien, a través de una junta de propietarios.

Esta profesión es de libre ejercicio en toda España. No obstante, es aconsejable agruparse en Colegios Profesionales y/o Asociaciones, pues facilitan a sus miembros diferentes herramientas y beneficios para el ejercicio de su actividad.

¿Cuál es la cualificación legal para ejercer como administrador en una comunidad?

Para determinar la cualificación legal para ejercer como administrador en una comunidad, debemos acudir a la Ley de Propiedad Horizontal, fija en su artículo 13.6 que:

“Los cargos de secretario y administrador podrán acumularse en una misma persona o bien nombrarse independientemente.

El cargo de administrador y, en su caso, el de secretario-administrador podrá ser ejercido por cualquier propietario, así como por personas físicas con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ejercer dichas funciones. También podrá recaer en corporaciones y otras personas jurídicas en los términos establecidos en el ordenamiento jurídico” (Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre propiedad horizontal, artículo 13.6).

Como puede desprenderse de este artículo, en principio el cargo de administrador puede ocuparlo cualquier persona en España que cuenta con la calificación profesional suficiente para desempeñar este cargo.

No obstante, la ley es un poco confusa, ya que no aclara bien algunas cuestiones. En un principio podemos plantearnos quien está realmente cualificado para ejercer como administrador de una comunidad de bienes o comunidad de vecinos de forma retribuida.

A nuestro entender, la cualificación legal solo está reconocida expresamente para los Administradores de Fincas colegiados, es decir, para aquellas personas que están amparados bajo un Colegio Profesional y/o Asociación.

De hecho, tan sólo podrán utilizar la denominación de administradores de fincas aquellos profesionales que estén debidamente acreditados en colegios profesionales.

¿Y si soy abogado? ¿Puedo ejercer como administrador de fincas?

Legalmente están reconocidos, además de los administradores de fincas, los propietarios. Si eres propietario de una de esas viviendas, podrás ejercerlo sin ningún problema.

No obstante, si quieres ejercer para otra comunidad y no eres ninguna de este tipo de persona y quieres ejercer, deberás colegiarse como administrador de finca y es perfectamente compatible con profesión de abogado.

Si no te colegias, puedes sufrir una multa por importe del alta en el Colegio más las cuotas colegiales correspondientes al período en que había ejercido como intruso sin colegiarse.

¿Dónde se establece el límite entre llevar la gestión de una comunidad de propietarios y la asesoría jurídica de un abogado o de un asesor fiscal a una comunidad de propietarios?

Es un tema algo complejo, pero no tan difícil de discernir. Es cierto que la función del administrador de fincas tiene funciones similares a la de un abogado o a la de un asesor fiscal. De hecho, muchos profesionales ejercen en todas ellas y es perfectamente compatible mientras soporten las distintas cuotas colegiales.

En principio, el asesor fiscal y laboral únicamente puede llevar la gestión de los impuestos (autoliquidaciones) y contratos de trabajo; pero nunca la gestión del mantenimiento de la comunidad.

El abogado puede realizar todo el asesoramiento legal de una comunidad, pero tampoco las gestiones (celebración de juntas, gestión del mantenimiento de la comunidad…). Normalmente el abogado realiza funciones esporádicas.

En cambio, el administrador de fincas se encarga tanto del asesoramiento legal, como de la gestión y mantenimiento de la comunidad, y de la presentación de autoliquidaciones de esa entidad. Por tanto, es el profesional adecuado para delegar la administración integral de comunidades.

Como las profesionales son perfectamente compatibles, si eres un jurista y vas a llevar distintos servicios, es aconsejable mantener una cuota colegial en cada uno de los servicios que realices.

¿Cuáles son las funciones de un administrador de fincas?

Las funciones del Administrador de Fincas puede variar dependiendo de gestiona fincas arrendadas o fincas de propiedad.

1) Funciones del Administrador de Fincas arrendadas:

• Seleccionar al arrendatario.
• Constituir una fianza.
• Redactar un contrato
• Obtener la cédula de habitabilidad.
• Realizar tanto el cobro, como el pago de gastos e impuestos.
• Gestionar el traspaso de locales comerciales.
• Supervisar las obras de mejora y reparación.
• Realizar liquidaciones y todo tipo de certificaciones para los distintos inquilinos.
• Asesorar sobre cualquier cuestión relativa al arrendamiento.
• Manejar la situación cuando existan morosos.
• Llevar la contabilidad.

2) Funciones del Administrador de Fincas de propiedad:

• Proteger la finca.
• Encargarse de realizar una buena administración del edificio.
• Atender a su mantenimiento y supervisar sus mejoras y reparaciones.
• Comunicar desperfectos a sus propietarios.
• Programar gastos.
• Organizar con la antelación necesaria y exponer a la junta de los vecinos el programa de gastos pronosticable, planteando las formas que sean necesarias para hacerles frente.
• Elaborar los convenios admitidos en asuntos de obras y realizar los pagos y recaudos que se estimen pertinentes.
• Asesoramiento relativo al inmueble.
• Encargarse de los seguros del inmueble.
• Llevar la contabilidad.

3) Otras Funciones:

En ambos casos, también actúa como mediador de los problemas que puedan surgir entre vecinos. El administrador de fincas siempre ha de hacer que exista una buena convivencia entre los vecinos y la mediación es un asunto que fortalece relaciones.

También, puede actuar como secretario en juntas de vecinos. De hecho, siempre ostentan este cargo, encargándose de la preparación del acta y dando fe de todo tipo de reuniones que se puedan realizar en la comunidad.

Además, es el encargado de proteger la documentación de la comunidad y dar las comunicaciones a todos los vecinos.