¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa?

Todas las empresas, sean sociedades o autónomos, tienen la obligación mercantil de llevar el control de las cuentas de su propio negocio; que sirve para utilizar esos datos en la liquidación de sus impuestos y para tener el control financiero de su propia actividad económica.

Por tanto, la contabilidad de una empresa es uno de esos aspectos que no pueden fallar nunca y es obligatoria tanto desde un punto de vista mercantil como desde el punto de vista tributario.

Hay que saber que existen diferentes criterios y técnicas para llevar el control, de la contabilidad, unificado bajo el Plan General Contable, que tiene un modelo general y otro simplificado.

¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa de manera eficiente?

Si quieres llevar la contabilidad de la empresa de forma fiel, anota esta serie de consejos que aportamos.

• 1) Haz un continuo seguimiento de todas las operaciones contables. Cada hecho que sucede en tu empresa se traduce en un movimiento contable. En caso que no sepas a que cuenta debe ser asignada, existen multitud de blog que pueden ayudarte. Por ejemplo, el de “comosecontabiliza”, que puedes visitar aquí, un sitio web donde podrás conocer muchos aspectos sobre contabilidad financiera y empresarial.
• 2) Guarda durante 6 años todos los documentos que demuestran cada una de las operaciones contables, es decir, contratos, facturas, tickets y cualquier otro justificante.
• 3) Comprueba periódicamente las facturas emitidas y recibidas.
• 4) Realiza un registro diario de los asientos contables de forma ordenada y consistente.
• 5) Casa toda la información con el banco.
• 6) Controla los plazos administrativos, tanto del Registro Mercantil como de la Agencia Tributaria. Darte cuenta que todas las sociedades tienen la obligación de presentar el Libro Diario y las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil, más liquidar sus impuestos de forma trimestral y anual.

Solamente si tienes una imagen fiel y exacta, podrás más tarde hacer los cálculos y  previsiones para el futuro. En caso de falsear esta documentación, no podremos analizar adecuadamente la salud financiera de la empresa y corremos el riesgo que nos sanciones administrativamente por gestionar inadecuadamente la contabilidad de nuestra empresa.

¿Qué operaciones deberás contabilizar?

En principio, la contabilidad de tu negocio debe reflejar cada uno de los movimientos de nuestra empresa. Básicamente, podemos decir que tenemos que contabilizar:

• Todas las compras que se realizan a nombre de la empresa.
• Dietas, transporte y cualquier gasto del personal que sea deducible.
• Ventas e ingresos de la sociedad.
• Sueldos y seguridad social.
• Movimientos bancarios.
• Bienes de inversión.
• Si hay concesiones de subvenciones de algún tipo. 
• Liquidaciones de impuestos.
• Cualquier movimiento bancario en las cuentas de la empresa.
• Movimientos de efectivo.
• Entregas o recepciones de pagarés u otros.

Conceptos fundamentales para llevar la contabilidad de tu empresa

Si debes gestionar la contabilidad de tu negocio, debes formarte en contabilidad empresarial.

Los conceptos fundamentales son los siguientes:

• Debe y haber: Se trata de los dos grandes conceptos dentro de las cuentas contables. En la columna del debe van todos los gastos y el valor del haber aumenta con los ingresos.
• Libros de Contabilidad. Mercantilmente, tenemos la obligación de registrar la contabilidad de nuestro negocio en una serie de documentos mercantiles que se conocen con el nombre de Libros de contabilidad, formados por el libro diario, los libros principales y mayores, y los libros de inventarios y balances, además de los libros auxiliares.
• Balance de situación. Es un documento en el cual se refleja el estado de la situación patrimonial de una empresa, formado por el activo, el pasivo y el patrimonio neto. Este balance es útil para conocer la situación a nivel económico.
• Asientos contables. Se trata de los registros que se anotan en la contabilidad, para dejar constancia de todos los movimientos económicos y operaciones empresariales.
• Cierre contable. Hace referencia al momento en que se deja de hacer registro de la actividad económica de la empresa. En España la contabilidad debe reflejarse en ejercicios, que comienzan el 1 de enero y terminan el 31 de diciembre.

Recomendaciones para llevar la contabilidad de tu empresa

A la hora de gestionar una contabilidad, es aconsejable que sigamos los siguientes consejos:

• 1) Crea protocolos claros y define todos los procesos con el máximo detalle. Muchas empresas, especialmente las pequeñas, pueden caer en el error de improvisar en este tipo de tareas, cuya consecuencia tiene la duplicación de asientos contables y otro tipo de problemas. Es aconsejable que crees un método y una periodicidad para introducir los datos contables de tu negocio.
  • También es aconsejable que automatices la introducción de los datos de clientes, proveedores y acreedores.
• 2) Utiliza un software adecuado para contabilizar. Con las hojas Excel es suficiente, pero muchas empresas manejan operaciones muy complejas, siendo conveniente utilizar programas especializados en contabilidad. Muchas veces estos programas crean procesos de automatización, como el guardado en nube de los datos introducidos. De esta manera, ahorraremos tiempo en generar copias de seguridad. Otros posibilitan escanear datos de facturas para tan sólo tener que introducir la cuenta contable a la que pertenece.
• 3) Ten a mano siempre el Plan General Contable y consulta en blog especializados aquellos movimientos que no sepas introducir correctamente.
• 4) Audita tus cuentas de manera periódica para evitar problemas.
• 5) Registra continuamente los asientos contables, operaciones y justificantes y revisa la facturación. Además, te aconsejo que cuando introduzcas estos datos, lo realices en un entorno de trabajo que te posibilite tener un ambiente de concentración.
• 6) Ordena las facturas y puntea cada una de ellas. De esta forma, si se desordena la información, sabrás que factura ha sido ya contabilizada.
• 7) Limpia el escritorio y mesa de trabajo.
• 8) Dependiendo del volumen de tu empresa, debes decidir si la contabilidad será una actividad interna dentro de tu empresa (la realice un trabajador o el alto directivo) o bien una actividad externa, bien subcontratando, bien contratando los servicios de un profesional independiente.
  • Si cuentas con personal interno que se ocupa del tema, es fundamental que sea competente y esté formado en la materia.

Conclusión de cómo llevar la contabilidad de una empresa

Como ves, son muchos los aspectos a considerar antes de decidir cómo llevar la contabilidad de una empresa.

Aunque la contabilidad no es una ciencia exacta, si tiene un Plan General Contable donde te especifican las cuentas que debes asignar a cada asiento contable.

Es cierto que la organización es algo más flexible, pero el contable debe contar con un buen espacio para trabajar y que pueda concentrase en su entorno de trabajo. De este modo, podrá puntear, revisar y confeccionar la contabilidad de una forma más eficiente.

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