Desde 2019, las empresas están obligadas a llevar un registro horario de la jornada laboral de sus trabajadores. Existen diversas formas para gestionar el registro horario y diversos modos de fichar; pero, sin duda, una de las mejores opciones es aplicar una APP de registro horario. De ahí, que esta entrada trate sobre las Ventajas de utilizar una APP de control laboral para fichar en el trabajo.
Gracias a las aplicaciones informáticas, podremos disponer de un control horario más eficaz, rápido y en tiempo real. A continuación, explicaremos cada una de las características que supone emplear este tipo de aplicaciones para nuestro negocio y las ventajas que consideramos que tenemos que tener en cuenta para dar el paso a la utilización de estas app.
1) Guardar los registro de los horarios en un sistema informático
Con la app de control laboral, los empleados podrán fichar a la entrada y salida del trabajo. Esta información, se almacenará en una base de datos durante 5 años para que esté al alcance de empresarios, sindicatos y trabajadores.
De hecho, este tipo de colectivos podrá acceder al registro inmediatamente si le proporcionamos acceso.
Es cierto que también podemos emplear hojas en papel. Para algunos tipos de negocios puede ser cómodo, ya que lo almacenan todos los registros en una sola carpeta. No obstante, si disponemos de múltiples empleados, custodiar registro de 5 años es una tarea algo engorrosa; cuando mediante estas apps podremos almacenar dichos registros y hacer nuestras copias de seguridad (backups).
2) Exportar ficheros rápidamente
La base de datos de estas apps de control horarios suelen ser muy intuitivas a la hora de exportar la información a otros dispositivos. Normalmente, descargamos la información en ficheros XML o en hojas Excel.
Esta facilidad para la exportación viene fenomenal en caso que exista una inspección de trabajo, ya que estas aplicaciones suelen ofrecernos distintos formatos para exportar la información y poderlas transferir al inspector casi al instante: PDF, Doc., XML, Excel, JPG, XPS, etc.
3) Permite monitorizar en tiempo real
Los empleados de recursos humanos podrán conocer en tiempo real los departamentos que tienen operativos y cuales están descansando en estos momentos. De esta manera, podrán organizar mejor el calendario de trabajo y analizar si existe una cadena de producción que necesita más operarios o maquinaria.
4) Permite fichar en cualquier sitio. Idóneo para el teletrabajo
La pandemia que estamos sufriendo en la actualidad ha acelerado el teletrabajo en las empresas y; un problema que tienen éstas es que deben seguir controlando las jornadas de trabajo de sus empleados para que no haya ningún abuso por parte de un alto cargo.
Gracias a estas apps, podrás fichar y registrar el comienzo y fin de la jornada de trabajo de una forma rápida y sencilla en cualquier parte o zona donde te encuentres, inclusive si estas de teletrabajo.
Con este tipo de aplicaciones, los empleados pueden validar su jornada desde cualquier lugar realizando el control de asistencia desde el móvil Android o Apple.
5) Facilita la gestión del calendario por recursos humanos
En muchos trabajos, el departamento de recursos humanos debe gestionar el calendario de trabajo de los empleados y modificar las jornadas según las necesidades de la empresa.
Las normas y disposiciones del derecho del trabajo impiden que la empresa modifique sustancialmente las condiciones de trabajo si no existe un preaviso de 15 días para que el trabajador pueda conciliar su vida familiar y profesional.
Gracias a la tecnología, el departamento puede gestionar mejor este tipo de notificaciones; pero a su vez el empelado tiene siempre una agenda para conocer al detalle la jornada que debe efectuar en los próximos días para que pueda organizar compromisos con familiares y amigos.
6) Ayuda a cumplir con la normativa del derecho del trabajo y afrontar inspecciones de trabajo
Al emplear una app de registro horario de nuestros trabajadores, normalmente, tanto el empresario como el trabajador cumplen con la normativa que exige nuestro ordenamiento jurídico.
Además, es más fácil que nos olvidemos de firmar una hoja en papel que por una app. Al final existe un mayor compromiso entre trabajador y la empresa.
Asimismo, genera informes legales con verificación jurídica, disponibles en cualquier momento para presentar a inspección de trabajo en caso de una auditoría por su parte. Informe con las horas trabajadas de cada empleado, con la bolsa de horas para el seguimiento de las horas extraordinarias. De esta manera obtienes seguridad sin ningún tipo de complicaciones.
7) Flexibilidad para cada negocio
Existen muchos tipos de negocios, cada una con otras circunstancias profesionales. Gracias a la App de Control Laboral, se puede personalizar los distintos tipos de registro según la actividad que desarrollen. Además, suelen complementarse con cualquier tipo de sistema:
- Máquina para fichar: Dispositivo de fichaje para centros de trabajo. Control de accesos para empleados.
- Registro telefónico: Sistema de registro telefónico, orientado para empleados con movilidad.
- Validación mail: Registro de la jornada laboral mediante el correo electrónico, fácil y sencillo.
8) El gasto de la aplicación en 100% deducible y reduce el impacto medioambiental
Es cierto que supone un gasto contable para nuestro negocio, pero dicho gasto es deducible a efectos de IRPF o impuesto sobre sociedades. De esta manera, hay que contemplar que más que un gasto es una inversión.
Por ejemplo, en Control Laboral una empresa con 5 trabajadores paga 22,99 € al mes. El IVA (3,99 €) lo deduces al 100%, mientras que los 19 € restantes dependerá si eres autónomo (19%) o sociedad (25%). Por ejemplo, si eres un autónomo, con 5 trabajadores al cargo, de esos 19 € de base imponible, te ahorras 3,61 € de deducciones. en IRPF.
Además, gastamos menos papel a la hora de registrar la jornada de nuestros trabajadores, lo que supone en un principio menos impacto en el medioambiente (aunque luego hay que conectar los teléfonos para registrar el horario).
Posibles desventajas de utilizar Apps de control horario
Personalmente, la única desventaja que puedo observar en este tipo de aplicaciones es que cada trabajador debe instalarla en su dispositivo.
Hoy en día, todas las personas tienen un Smartphone y eso no es el inconveniente. El hándicaps es que el dispositivo debe instalar una app más.
Lo bueno que, al menos, no son aplicaciones pesadas y requieren muy poco espacio. ¿Qué te parecen este tipo de aplicaciones? ¿Tienes alguna ventaja o desventaja que quieras aportar? Estaré encantado de conocer tus ideas. Por mi experiencia profesional y como asesor laboral puedo afirmar que tienen más ventajas que desventajas.
Enrique Ruiz Prieto
¡Hola! Soy abogado, consultor jurídico de empresas y asesor fiscal y laboral. Amo los viajes, las historias y las narraciones, la tecnología, la justicia social y el emprendimiento. Si te gustan estos temas, te invito a quedarte y leer mi blog, donde te enseñaré a comprender el apasionante mundo del derecho y el funcionamiento de las tecnológicas digitales.
