Hace unos días tuve la oportunidad de participar en Sevilla en un encuentro profesional dentro del Foro ISV 25-26, organizado por Channel Partner, donde fabricantes de software, desarrolladores tecnológicos, asesorías y expertos del sector analizamos el impacto del aplazamiento del sistema VeriFactu y el futuro de la digitalización de la facturación en España. El sistema VeriFactu forma parte de las medidas impulsadas por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) para reforzar el control de la facturación empresarial.
El debate resultó especialmente interesante porque reunió perspectivas muy diferentes: desde el punto de vista tecnológico de los fabricantes de software hasta la visión práctica de quienes trabajamos diariamente asesorando a autónomos, pymes y empresas.
A raíz de ese encuentro considero oportuno compartir algunas reflexiones personales, tanto sobre lo que se debatió en la jornada como sobre la realidad que vivimos en los despachos profesionales.
Un sector tecnológico desconcertado tras el aplazamiento de VeriFactu
Uno de los aspectos que más llamó la atención durante el debate fue el desconcierto existente entre los desarrolladores de software.
Los fabricantes llevan varios años trabajando intensamente para adaptar sus sistemas a los requisitos técnicos del Real Decreto 1007/2023, que regula los sistemas informáticos de facturación.
Muchos proveedores han invertido importantes recursos en:
- desarrollo tecnológico
- adaptación de sus plataformas
- certificación de sus herramientas
- integración con sistemas contables y de gestión empresarial
Sin embargo, el reciente aplazamiento del calendario de implantación ha generado un efecto inesperado: numerosos proyectos de adaptación que ya estaban en marcha han quedado paralizados o en pausa.
En la práctica, muchos empresarios han decidido esperar antes de tomar decisiones tecnológicas, lo que ha provocado que gran parte del trabajo desarrollado por el sector del software quede temporalmente congelado.
Desde el punto de vista empresarial es comprensible, ay que si la obligación se retrasa, muchas empresas optan por posponer la inversión.
Sin embargo, esto genera una situación paradójica: el sector tecnológico ya está preparado, pero el mercado ha frenado la adopción.
¿Puede un cambio político revertir VeriFactu?
Durante el debate surgió también una cuestión recurrente sobre si un eventual cambio político podría revertir esta normativa.
Algunos participantes manifestaron dudas sobre la continuidad del sistema en caso de cambios legislativos o de orientación política.
Desde mi punto de vista, esa posibilidad es muy poco probable.
VeriFactu y la digitalización de la facturación no son únicamente una iniciativa nacional. Forman parte de una tendencia normativa impulsada desde la Unión Europea, basada en principios ampliamente demandados por los propios ciudadanos europeos:
- transparencia fiscal
- lucha contra el fraude
- prevención de la corrupción
- trazabilidad de las operaciones económicas
La Unión Europea lleva años impulsando medidas similares en distintos ámbitos, como:
- el intercambio automático de información financiera
- el control de plataformas digitales
- la trazabilidad de pagos internacionales
- la factura electrónica obligatoria entre empresas
Por tanto, más que una política coyuntural, estamos ante una evolución estructural del control tributario en Europa.
VeriFactu no es lo mismo que la factura electrónica
Uno de los errores más frecuentes que detectamos en empresarios y profesionales es confundir VeriFactu con la factura electrónica.
Aunque ambas cuestiones están relacionadas, son conceptos distintos.
VeriFactu no regula únicamente el formato de la factura, sino los sistemas informáticos de facturación (SIF) utilizados por empresarios y profesionales.
Su finalidad es garantizar que cada factura quede registrada en el sistema informático con mecanismos que aseguren su integridad y trazabilidad.
Entre estos mecanismos se encuentran:
- huellas digitales o hash
- registros encadenados
- firma electrónica
- registro de eventos
- imposibilidad de manipulación posterior
Las facturas generadas mediante estos sistemas pueden incluir un código QR y la indicación de que se trata de una factura verificable en la sede electrónica de la AEAT.
Por tanto, el objetivo de VeriFactu no es simplemente digitalizar la factura, sino garantizar la inalterabilidad de los registros de facturación.
Las dos modalidades del sistema VeriFactu
El reglamento distingue dos modalidades de funcionamiento.
Por un lado, existe el sistema VeriFactu con remisión automática, en el que los registros de facturación se envían directamente a la Agencia Tributaria.
Por otro lado, existe una modalidad alternativa en la que los registros se conservan en el propio sistema del contribuyente, aunque deben mantenerse íntegros, inalterables y disponibles para su eventual comprobación por la Administración tributaria.
Esta distinción es importante porque demuestra que la normativa no impone necesariamente una comunicación inmediata de todas las facturas a la Administración, aunque sí exige que los sistemas garanticen la trazabilidad de la información.
El miedo a no poder modificar facturas
Uno de los temores más extendidos entre autónomos y pequeñas empresas es la idea de que, con la implantación de VeriFactu, ya no será posible modificar o corregir una factura una vez emitida. Esta percepción es comprensible, pero no es correcta.
El sistema VeriFactu no prohíbe la corrección de errores en la facturación. Lo que pretende evitar es la manipulación de los registros sin dejar trazabilidad. Es decir, no se podrán alterar o eliminar facturas de forma opaca, sin que quede constancia documental de la modificación.
Las correcciones seguirán realizándose mediante los mecanismos que ya existen en la normativa fiscal y contable, entre ellos:
- facturas rectificativas, reguladas en el Reglamento de facturación,
- ajustes o anotaciones contables correctoras,
- documentación adicional o registros justificativos de la modificación.
La diferencia es que los sistemas informáticos deberán garantizar que cualquier modificación quede debidamente registrada, documentada y vinculada a la operación original.
En otras palabras, la corrección de errores seguirá siendo perfectamente posible, pero siempre con transparencia y trazabilidad. Esto no debería generar preocupación si la contabilidad se gestiona correctamente, aunque sí exigirá una mayor disciplina documental en la gestión de las operaciones económicas.
El debate sobre las facturas emitidas con Word o Excel
En los últimos meses ha surgido un debate interesante en el ámbito profesional sobre si los empresarios que emiten facturas con herramientas simples, como Word o Excel, están realmente obligados a adaptarse a los sistemas informáticos regulados por el Real Decreto 1007/2023.
El reglamento se refiere expresamente a los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), es decir, programas diseñados específicamente para gestionar procesos de facturación.
Desde una interpretación estrictamente técnica, podría sostenerse que herramientas ofimáticas genéricas como Word o Excel no constituyen propiamente un sistema informático de facturación, ya que no generan registros encadenados, ni almacenan eventos, ni realizan procesos automáticos de gestión de facturas.
Sin embargo, en la práctica esta interpretación tiene importantes matices.
Muchos negocios que aparentemente “facturan con Excel” utilizan en realidad hojas automatizadas, plantillas avanzadas o sistemas conectados con otras herramientas de gestión. En esos casos, la frontera entre una simple hoja de cálculo y un sistema informático de facturación puede volverse difusa.
Además, desde la perspectiva de la Administración tributaria, lo relevante no es únicamente la herramienta utilizada, sino la capacidad de garantizar la integridad, conservación y trazabilidad de las facturas emitidas.
Por ello, aunque el debate técnico existe, lo prudente desde el punto de vista empresarial es anticipar la adaptación a sistemas de facturación que cumplan los requisitos reglamentarios, evitando depender de soluciones improvisadas que puedan generar problemas en el futuro.
La importancia creciente de documentos previos a la factura
Otra consecuencia práctica de este nuevo entorno tecnológico es que aumentará la utilización de documentos previos a la factura definitiva.
Durante años muchas pequeñas empresas han utilizado la factura como un documento flexible que permitía ajustar operaciones una vez realizadas. Sin embargo, en un sistema con mayor trazabilidad, será cada vez más recomendable utilizar documentos intermedios antes de emitir la factura definitiva.
Entre los más habituales se encuentran:
- presupuestos, que permiten fijar el alcance de una operación antes de ejecutarla;
- facturas proforma, que informan del contenido económico de la operación sin efectos fiscales;
- provisiones de fondos, muy utilizadas en profesiones jurídicas o técnicas;
- documentos de regularización o ajustes de cuenta.
Estos instrumentos permiten documentar correctamente las fases previas de una operación económica, evitando tener que corregir posteriormente la factura emitida.
En otras palabras, el nuevo contexto normativo probablemente impulsará una mayor cultura documental en la actividad empresarial, algo que, desde el punto de vista jurídico y fiscal, resulta claramente positivo.
El nuevo papel del asesor: menos mecanografía y más estrategia
Durante el debate uno de los participantes señalaba que el futuro de los despachos profesionales será menos “picar facturas” y más asesoramiento estratégico.
Comparto plenamente esa visión.
La automatización de procesos contables y administrativos reducirá progresivamente las tareas repetitivas que tradicionalmente han ocupado gran parte del tiempo de las asesorías.
En Ruiz Prieto Asesores llevamos tiempo apostando por este modelo.
Nuestro objetivo no es convertirnos en meros gestores administrativos de documentos, sino en asesores jurídicos y fiscales que acompañan al cliente en la toma de decisiones empresariales.
Es importante recordar que el asesor debe:
- informar
- analizar
- explicar riesgos y ventajas
Pero la decisión final siempre corresponde al empresario o contribuyente.
La elección del software corresponde al empresario
En relación con la implantación de herramientas tecnológicas, considero importante diferenciar claramente las responsabilidades.
El asesor puede informar sobre las obligaciones legales y sobre los requisitos técnicos que deben cumplir los sistemas informáticos.
Sin embargo, la elección concreta del software corresponde al empresario.
Personalmente no creo en el modelo de asesorías que actúan como evangelizadores de determinadas herramientas tecnológicas.
Cada empresa debe decidir qué sistema se adapta mejor a su modelo de negocio.
Lo razonable es que el cliente contrate la herramienta que considere adecuada y facilite posteriormente acceso a su asesoría mediante un perfil de usuario administrador o colaborador.
Lo que no deberíamos hacer como asesores es monopolizar al cliente dentro de un sistema propio de gestión de forma que se genere una permanencia encubierta que, en la práctica, le impida cambiar de asesor o gestionar su contabilidad por sí mismo si así lo desea.
Esta situación se observa en otros sectores profesionales. Por ejemplo, algunos diseñadores web alojan todas las páginas de sus clientes en servidores propios sin establecer claramente en el contrato cómo se produciría una eventual migración del servicio.
Es cierto que un despacho profesional puede ofrecer herramientas propias o centralizar determinados servicios para facilitar el trabajo y la coordinación con el cliente. Sin embargo, desde un punto de vista de transparencia y buenas prácticas, debería explicarse siempre en los contratos cómo puede realizarse la migración de los datos o del sistema en caso de que el cliente decida cambiar de proveedor.
La declaración responsable del software de facturación
Uno de los elementos clave introducidos por el Real Decreto 1007/2023 es la obligación de que los proveedores de software de facturación garanticen que sus herramientas cumplen los requisitos técnicos establecidos en la normativa.
Para ello, los desarrolladores deberán emitir una declaración responsable en la que manifiesten que el sistema informático cumple las condiciones exigidas por el reglamento.
Entre otros aspectos, el software debe garantizar:
- la integridad de los registros de facturación
- la inalterabilidad de la información registrada
- la trazabilidad de las modificaciones realizadas
- la conservación de los registros durante el plazo legalmente exigido
Esta declaración responsable constituye una garantía para los usuarios del sistema, pero también implica que las empresas deberán ser cuidadosas a la hora de elegir la herramienta tecnológica que utilizarán para su facturación.
Desde el punto de vista del asesoramiento profesional, resulta recomendable que las empresas verifiquen que el proveedor del software dispone de esta declaración responsable y cumple los requisitos del reglamento, evitando utilizar aplicaciones que no estén adaptadas a la normativa.
Las sanciones por utilizar software no adaptado
La normativa antifraude ha endurecido significativamente el régimen sancionador relacionado con los sistemas informáticos de facturación.
La utilización de programas que permitan la manipulación de registros contables o de facturación sin trazabilidad puede constituir una infracción tributaria grave.
El objetivo de estas sanciones es impedir la utilización de los llamados “software de doble uso”, es decir, programas que permiten ocultar operaciones o alterar registros contables.
Aunque el régimen sancionador se dirige especialmente a los desarrolladores y distribuidores de este tipo de herramientas, también puede tener consecuencias para las empresas que utilicen sistemas que no cumplan los requisitos legales.
Por este motivo, la adaptación a soluciones tecnológicas que cumplan el Real Decreto 1007/2023 no debe considerarse únicamente una cuestión técnica, sino también una medida de prevención de riesgos fiscales.
La elección de un software adecuado será cada vez más relevante en el cumplimiento de las obligaciones tributarias de autónomos y empresas.
Las asesorías también pueden aprovechar esta transformación
Al mismo tiempo, es cierto que muchos despachos están aprovechando esta transición para reorganizar sus procesos internos.
Algunas asesorías están implantando modelos en los que todos sus clientes trabajan con un mismo software, lo que permite:
- estandarizar procesos
- automatizar tareas
- reducir errores administrativos
- mejorar la comunicación con el cliente
Este enfoque puede resultar eficiente desde el punto de vista organizativo, aunque cada despacho debe valorar si se adapta a su modelo de trabajo.
Liberar tiempo para ofrecer más valor al cliente
Uno de los efectos positivos de la digitalización es que liberará tiempo en los despachos profesionales.
Ese tiempo debe aprovecharse para aportar mayor valor añadido al cliente.
Entre las funciones que cobrarán más importancia destacan:
- planificación fiscal
- análisis financiero
- asesoramiento en costes
- estrategia empresarial
- optimización de recursos
El asesor del futuro no será quien introduzca datos en un programa informático, sino quien ayude al empresario a interpretar la información económica y tomar decisiones estratégicas.
El papel de las API y la integración tecnológica
Otro elemento interesante del debate fue la importancia creciente de las API de integración.
Los proveedores de software están desarrollando sistemas capaces de conectarse con múltiples plataformas empresariales:
- ERP
- ecommerce
- sistemas de gestión
- plataformas de pago
- herramientas contables
Estas integraciones permiten adaptar el sistema de facturación a prácticamente cualquier tipo de negocio.
Por esta razón considero recomendable que las empresas empiecen a adaptarse cuanto antes, en lugar de esperar al último momento.
Implantar una solución tecnológica con tiempo permite:
- probar su funcionamiento
- formar al personal
- adaptar los procesos internos
- evitar problemas cuando la obligación sea efectiva.
Juristas y tecnología: un perfil cada vez más necesario
Los asesores fiscales, abogados y graduados sociales somos fundamentalmente juristas.
Nuestro trabajo consiste en interpretar la normativa y aplicarla correctamente a la realidad empresarial.
No somos desarrolladores de software ni consultores tecnológicos.
Sin embargo, el contexto actual exige que los profesionales del derecho tengan cada vez más conocimientos sobre tecnología y digitalización.
Perfiles híbridos, que combinen conocimiento jurídico y comprensión tecnológica, serán cada vez más necesarios para interpretar adecuadamente la normativa emergente.
El mito del “nativo digital”: una premisa irreal en muchas empresas
Existe además una cuestión que apenas se menciona en los debates sobre digitalización, pero que resulta evidente para quienes trabajamos diariamente con autónomos y pequeñas empresas.
Con frecuencia se parte de la premisa de que los menores de cuarenta años dominan las herramientas digitales, lo que permitiría implantar con facilidad nuevas obligaciones tecnológicas.
La realidad es mucho más compleja.
Muchos profesionales jóvenes utilizan con gran habilidad dispositivos móviles y aplicaciones sociales, pero no necesariamente dominan herramientas informáticas más complejas, como:
- la gestión documental en un ordenador,
- el uso avanzado de programas de gestión empresarial,
- la firma electrónica,
- o la administración de sistemas contables.
Existe una diferencia importante entre ser usuario habitual de tecnología móvil y tener una verdadera alfabetización digital profesional.
En mi caso particular, mi relación con la informática comenzó a una edad muy temprana. Empecé a utilizar ordenadores personales cuando tenía unos ocho años, en una época en la que el sistema operativo habitual era MS-DOS. Aquella experiencia temprana, unida a mi interés personal por la tecnología y los videojuegos, me permitió desarrollar cierta familiaridad con los sistemas informáticos.
Sin embargo, soy consciente de que ese perfil no es el habitual.
En el ámbito jurídico, por ejemplo, existen muchos abogados y profesionales que todavía encuentran dificultades para manejar determinadas herramientas digitales que hoy se nos exigen para:
- presentar declaraciones tributarias,
- tramitar expedientes electrónicos,
- o gestionar plataformas administrativas.
Por este motivo, la digitalización de la economía requerirá probablemente programas de formación más profundos y serios dirigidos a autónomos y pequeñas empresas.
No basta con asumir que toda una generación es digital por naturaleza. La realidad demuestra que el proceso de adaptación tecnológica exige formación, acompañamiento y tiempo.
Y en ese proceso, los asesores fiscales, abogados y graduados sociales tendremos también un papel importante como puente entre la normativa y la realidad empresarial.
La cuestión de las responsabilidades: un debate incómodo
Durante el encuentro también se planteó un tema que generó cierto debate: la responsabilidad en caso de errores del sistema.
Es importante diferenciar claramente las responsabilidades.
Los errores tecnológicos derivados del funcionamiento del software deben ser responsabilidad del desarrollador o proveedor tecnológico.
Por su parte, el asesor fiscal o contable es responsable de:
- la interpretación normativa
- la estrategia fiscal
- la correcta aplicación de los criterios contables
Sin embargo, muchas normas tributarias no son mecánicas ni automáticas.
Existen múltiples situaciones en las que es necesario interpretar la normativa para determinar, por ejemplo:
- si una operación está sujeta o no a IVA
- qué tipo impositivo corresponde
- si existe inversión del sujeto pasivo
- cómo aplicar determinados criterios contables
En ocasiones, los sistemas informáticos simplifican excesivamente estas cuestiones.
Por ello es importante recordar que el software es una herramienta, pero la interpretación jurídica sigue siendo imprescindible.
No debemos olvidar que, frente a la Administración tributaria (AEAT), el contribuyente sigue siendo el responsable último del cumplimiento de sus obligaciones fiscales y de las liquidaciones tributarias que se presenten.
No obstante, el contribuyente podrá exigir responsabilidad por los daños y perjuicios causados tanto al proveedor de la herramienta tecnológica como al asesor profesional cuando pueda acreditarse la existencia de dolo, negligencia o actuación temeraria en el desempeño de sus funciones.
La responsabilidad final corresponde al contribuyente
Otro principio que conviene recordar es que, según la normativa tributaria, la responsabilidad última del cumplimiento fiscal corresponde al contribuyente.
El asesor tiene la obligación de:
- informar
- advertir riesgos
- ofrecer distintas alternativas
Pero la decisión final corresponde al empresario.
Si el cliente decide introducir determinados gastos que no cumplen los requisitos legales, el asesor debe advertirlo y explicar las consecuencias, pero la decisión final será del propio contribuyente.
El papel del asesor consiste en ayudar al empresario a comprender las implicaciones fiscales de sus decisiones.
La situación de los autónomos en estimación objetiva (módulos)
Otra cuestión que genera numerosas dudas es cómo afecta VeriFactu a los autónomos acogidos al régimen de estimación objetiva, conocido comúnmente como sistema de módulos.
A menudo se afirma que los contribuyentes en módulos no tendrán que adaptarse a estos sistemas de facturación. Sin embargo, esta afirmación debe matizarse.
Es cierto que, desde el punto de vista del cálculo del rendimiento, el sistema de módulos no exige una contabilidad completa ni una facturación tan estructurada como en estimación directa. No obstante, la Administración tributaria necesita verificar que los contribuyentes que aplican este régimen no superan los límites establecidos para poder permanecer en él.
En este contexto, conviene recordar que los autónomos que deseen mantenerse en el régimen de estimación objetiva deberán vigilar especialmente los límites de facturación y volumen de operaciones, ya que superar los 250.000 euros de ingresos anuales, los 125.000 euros de facturación a empresarios o los 250.000 euros en compras de bienes y servicios implica la exclusión del régimen de módulos en el ejercicio siguiente y el paso obligatorio a estimación directa.
Superar cualquiera de estos límites implica la exclusión del régimen de módulos en el ejercicio siguiente, pasando el contribuyente obligatoriamente a estimación directa.
Para realizar este control, la Agencia Tributaria debe poder conocer el volumen real de operaciones realizadas por el contribuyente. Por este motivo, aunque el impacto pueda ser menor que en otros regímenes fiscales, es razonable pensar que muchos autónomos en módulos terminarán utilizando sistemas de facturación adaptados a la nueva normativa, especialmente cuando su actividad implique la emisión habitual de facturas.
En consecuencia, más que una exclusión absoluta, lo que probablemente veremos es una adaptación progresiva también en este colectivo, en la medida en que los sistemas de control fiscal se digitalizan cada vez más.
Conclusión: anticiparse al cambio
La digitalización de la facturación no es una tendencia pasajera.
Forma parte de un proceso más amplio de transformación del sistema fiscal en Europa.
VeriFactu, la factura electrónica y otros mecanismos de control tributario reflejan una evolución hacia sistemas cada vez más transparentes y trazables.
Aunque el calendario de implantación se haya retrasado, el cambio estructural sigue en marcha.
Por ello, las empresas que aprovechen este tiempo para adaptarse progresivamente estarán mucho mejor preparadas cuando el sistema sea plenamente obligatorio.
La clave no está en reaccionar en el último momento, sino en anticiparse y prepararse con tiempo.
Preguntas frecuentes sobre VeriFactu
¿Qué es VeriFactu y cuándo será obligatorio para autónomos y empresas?
VeriFactu es el sistema impulsado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) para garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación generados por los sistemas informáticos utilizados por empresas y profesionales. Su objetivo es evitar la manipulación de facturas y reforzar el control fiscal mediante programas de facturación que cumplan los requisitos técnicos establecidos en el Real Decreto 1007/2023, regulador de los sistemas informáticos de facturación.
La implantación del sistema se realizará de forma progresiva según el tipo de contribuyente:
- Grandes empresas: deberán adaptarse obligatoriamente desde el 1 de enero de 2026.
- Pequeñas y medianas empresas (pymes): la obligación comenzará el 1 de enero de 2027.
- Autónomos: tendrán que utilizar sistemas adaptados a VeriFactu a partir del 1 de julio de 2027.
Este calendario pretende facilitar una transición gradual hacia la digitalización completa de la facturación, permitiendo que empresas y profesionales dispongan de tiempo suficiente para adaptar sus sistemas informáticos y procesos internos a los nuevos requisitos técnicos exigidos por la normativa.
¿VeriFactu es lo mismo que factura electrónica?
No. VeriFactu regula los sistemas informáticos de facturación y su trazabilidad.
¿Los autónomos en módulos deberán usar VeriFactu?
Aunque el impacto puede ser menor, la AEAT necesita conocer el volumen real de operaciones para comprobar los límites del régimen.
