¿Es legal que un empleado adelante dinero a la empresa?

Muchas personas se preguntan si adelantar dinero a la empresa para satisfacer gastos de desplazamiento y dieta es legal en nuestro ordenamiento jurídico.

La legislación laboral establece que el trabajador no está obligado a adelantar dinero a la empresa para cubrir gastos relacionados con su actividad laboral. Los gastos en los que incurre el empleado, como dietas, alojamiento, desplazamiento y kilometraje, deben ser cubiertos directamente por el empleador.

El concepto de adelantar dinero implica que el trabajador asuma temporalmente el costo de esos gastos y luego solicite su reembolso a la empresa. Sin embargo, esta práctica no es legalmente obligatoria ni estándar en la relación laboral.

La empresa tiene la responsabilidad de proporcionar los recursos necesarios para que el empleado realice su trabajo, lo cual incluye cubrir los gastos razonables y justificados relacionados con su actividad laboral. El trabajador no debe asumir esos costos de forma anticipada.

Si un empleado se encuentra en la situación de tener que adelantar dinero a la empresa, es recomendable que se comunique con el departamento de recursos humanos o con su superior inmediato para aclarar la situación y encontrar una solución adecuada. En caso de persistir el problema o de que la empresa se niegue a reembolsar los gastos adeudados, el empleado puede buscar asesoramiento legal o poner una reclamación correspondiente según las leyes y regulaciones laborales de su jurisdicción.

Existen herramientas como XPENDOR que permiten llevar un control eficiente de los tickets de gastos de viaje de trabajo que ayudan a las empresas a gestionar este tipo de operaciones.

¿Qué dicen las leyes laborales en España?

El Estatuto de los Trabajadores (ET) no incluye una referencia explícita al concepto de dietas o gastos del trabajador. Sin embargo, el artículo 40.6 del ET si aborda indirectamente esta cuestión. Concretamente, en este artículo se establece que la empresa podrá desplazar a trabajadores a otros centros de trabajo por razones económicas, técnicas, organizativas o de producción, abonando, además de los salarios, los gastos de viaje y las dietas. Además, establece que el trabajador deberá ser informado previamente.

Por tanto, la normativa laboral si establece que la empresa debe abonar los gastos en los que incurre el trabajador por desplazamiento, pernocta o manutención cuando existen circunstancias económicas, técnicas, organizativas y de producción que requieren que los trabajadores se desplacen temporalmente fuera de su localidad.

En consecuencia, todo lo relacionado con las dietas queda sujeto a la negociación colectiva. Cada Convenio Colectivo establecerá los siguientes aspectos fundamentales:

1. El modelo de indemnización o reembolso de los gastos generados. Hay dos modelos comunes: el sistema de dietas y el sistema de justificación.
2. En caso de optar por el modelo de dietas, se determinará el importe de cada una, independientemente del costo real del servicio.

En cuanto al momento en que se realiza el pago de los gastos o dietas, ya sea antes o después de su devengo, esto variará de un convenio a otro. En aquellos casos en los que el convenio lo permita, un empleado puede adelantar el dinero a la empresa asumiendo el coste, siempre y cuando se cumplan los términos establecidos. Si el convenio no especifica nada al respecto, la empresa deberá abonar las dietas o gastos justificados en la próxima nómina.

Es importante destacar que las condiciones laborales pueden variar dependiendo del convenio colectivo aplicable, dado que cada sector en nuestro país se reguila por este documento que puede ser aplicación nacional, autonómica, local o de empresa.

¿En qué situaciones un empleado puede adelantar dinero?

En un modelo de justificación de gastos, el empleado adelantará siempre el dinero. En este modelo, no hay un importe fijo por concepto, por lo que el trabajador deberá pagar de su propio bolsillo y luego presentar las facturas correspondientes a la empresa. La empresa solo reembolsará el costo justificado por el empleado, siempre que las facturas estén a nombre de la compañía.

Gasolina

El reembolso por kilometraje en vehículo propio cubre los gastos en los que incurre un trabajador al utilizar su vehículo para realizar tareas laborales, incluso si estas no requieren desplazarse fuera de su lugar de trabajo habitual.

El convenio colectivo establecerá el monto específico a pagar por cada kilómetro recorrido, teniendo en cuenta no solo el costo de la gasolina, sino también el desgaste y la depreciación del vehículo debido a su uso.

En este tipo de gastos, es común que el trabajador presente el gasto a la empresa después de realizar el viaje, siguiendo una periodicidad determinada, generalmente mensual. Una forma eficiente de gestionar estos reembolsos es mediante la presentación de notas de gastos.

Es importante tener en cuenta que, para efectos del impuesto sobre la renta (IRPF), el importe del kilometraje exento es de 0,19 euros por cada kilómetro recorrido. Esto significa que el trabajador no deberá tributar por dicho importe en su declaración de impuestos.

Dietas y adelantos

Las dietas engloban todos los gastos relacionados con el trabajo realizado fuera del lugar de trabajo habitual.

Estas dietas se consideran conceptos adicionales al salario y abarcan los costos de alojamiento, desayuno, comida y/o cena, y su importe está establecido en el convenio colectivo.

El empleado recibirá el importe de la dieta independientemente de si el gasto justificado es mayor o menor que el importe fijo de la dieta establecido.

Por lo general, las empresas suelen establecer como importe de las dietas las cantidades que están exentas de tributar en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), de acuerdo a la normativa fiscal vigente. Estos importes varían según el contexto:

• En España: 26,67 € si no se pernocta fuera y 53,34 € en caso de pernoctación fuera del centro de trabajo habitual.
• Fuera de España: 48,08 € si no se pernocta fuera y 91,35 € en caso de pernoctación.

Además de estos conceptos, también se considerará el importe correspondiente al alojamiento cuando sea necesario.

Adelantar dinero en viajes de empresa

Los viajes de trabajo o negocios pueden abarcar todas las situaciones mencionadas anteriormente. Un viaje relacionado con actividades laborales o comerciales puede tener diversas razones, como:

1. Reuniones con clientes con el objetivo de establecer o fortalecer relaciones comerciales, ya sea con individuos o representantes de empresas.
2. Encuentros con representantes de otras compañías para explorar posibles colaboraciones en proyectos conjuntos o llevar a cabo operaciones corporativas.
3. Desplazamientos a centros de formación, por ejemplo, para programas de capacitación de empleados en cargos intermedios.
4. Asistencia a eventos institucionales, como juntas de accionistas.
5. Participación en reuniones de equipos para analizar resultados y establecer estrategias o planes de acción.

Los viajes de trabajo o negocios pueden implicar el reembolso de kilometraje si se utiliza un vehículo propio, así como los gastos relacionados con el uso de medios de transporte. Además, si se requiere pernoctar fuera de la localidad del centro de trabajo, se generarán gastos de manutención y alojamiento.

En todos estos casos, siempre que el convenio lo permita, es legal que el empleado adelante el dinero para los gastos relacionados con el viaje de la empresa. Para fines de deducción del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y exenciones fiscales, se recomienda tener una justificación completa de todos los gastos de desplazamiento, pernoctación y manutención relacionados con el trabajo; pues en caso contrario, correremos el peligro de tener una inspección de Hacienda que pondrá en peligro el proceso para recuperar el IVA deducible.

¿Cómo gestionar y controlar los gastos?

La gestión eficiente de las dietas y gastos de los empleados es fundamental para evitar que afecten negativamente a la cuenta de resultados de la empresa. Los departamentos de personal desempeñan un papel crucial en este aspecto. Sin un orden riguroso, el manejo de las dietas y gastos de un gran número de empleados puede generar descontrol y un volumen excesivo de documentación en papel.

Es necesario implementar un sistema organizado y efectivo para gestionar estas cuestiones y evitar posibles problemas. La adopción de soluciones tecnológicas y herramientas digitales puede ser de gran ayuda en este sentido, simplificando el proceso, reduciendo la cantidad de papeleo y proporcionando un mayor control sobre los gastos.

Es importante que los departamentos de personal aprovechen las ventajas de la digitalización y utilicen herramientas especializadas para gestionar de manera eficiente las dietas y gastos de los empleados. Esto no solo ayudará a mantener un control adecuado, sino que también facilitará la generación de informes precisos y la optimización de los recursos de la empresa.

Dentro del mercado digital, como abogados tributarios y contables recomendamos el uso de la aplicación XPENDOR, dado que facilita la gestión de los gastos de los empleados que adelantan el dinero, evitando posibles descontroles y optimizando los recursos de los departamentos de personal.

Además, ofrece un entorno digital accesible a través del móvil o el portal web, con funcionalidades que incluyen la presentación y revisión de justificantes de gastos, gestión y contabilización de gastos, y reembolso de los adelantos realizados por los empleados. Consideramos que las empresas deben aprovechar las ventajas que ofrece el entorno digital para optimizar y agilizar la gestión de los gastos del personal de la empresa.