En la actualidad, todas las empresas (incluido las pymes y los autónomos) deben llevar una contabilidad de sus negocios. Llevar las cuentas al día, implica organización y planificación.
Es importante que quien gestione la contabilidad en la empresa, siga una serie de pautas y criterios a la hora de planificar la contabilidad. De lo contrario, sufriremos un descontrol que puede provocarnos numerosos quebraderos de cabeza y; en algunos casos, duplicidad de movimientos o asientos contables y posibles sanciones tributarias.
Por ello, es imprescindible que quien gestione la contabilidad de una empresa sea consiente que las cuentas sean la imagen fiel del negocio. De hecho, algunos directores financieros comparan los libros contables como si se tratase de la radiografía de un negocio, donde los no pueden existir errores y debe ser fiel y exacta.
Por ese motivo, como contables queremos hacer hincapié que es necesario aplicar una serie de consejos para llevar adecuadamente la contabilidad de una empresa y; es conveniente actualizarse mediante la adquisición de libros y códigos en esta materia. En Basconfer podéis encontrar mucho material jurídico de calidad.
1) Utilizar códigos y libros actualizados
Todos los profesionales que nos dedicamos al sector jurídico tenemos la obligación de actualizar nuestros conocimientos de forma constante.
Las leyes, normas y procesos cambian conforme el Poder Legislativo legisla nuevas medidas, así como las Organizaciones Internacionales como la Unión Europea dicta normas de obligado cumplimiento o la celebración de nuevos Tratados Internacionales.
Por ese motivo, los contables también están en la obligación de hacer uso de libros de contabilidad actualizados. Por ejemplo, los mementos contables son obras maestras que nos ayudan a realizar todo tipo de consultas específicas para poder dar soluciones rápidas a cualquier tipo de problemas. Puedes adquirir este tipo de material aquí.
Gracias a los mementos, los abogados y asesores contamos con un compendio de leyes y casos prácticos sobre una determinada materia. Utilizando los glosarios y el índice analítico de los mismos, podemos acceder a la normativa de una forma rápida e intuitiva. Además, normalmente se garantiza un acceso fácil e inmediato a la información, y respuestas directas y concisas clarificadas con ejemplos ilustrativos.
2) Debemos separar las finanzas personales de las empresariales
Es un error frecuente que cuando emprendemos con un negocio, no separar las cuentas personales de las empresariales. Es cierto que los autónomos lo tienen más complicado, ya que legalmente no se pueden diferenciar desde un punto de vista de la responsabilidad civil y de las de8udas contraídas.
A pesar de ello, en la contabilidad del autónomo, tampoco pueden incluirse gastos personales.
Este error también ocurre con los socios y administradores de sociedades y otras entidades jurídicas. Este es un problema habitual y es que muchas veces no existe una división clara entre los ingresos obtenidos por la propia entidad y tu sueldo personal.
En muchas ocasiones los propios socios hacen las operaciones como si todo se tratases de una misma persona, cuando, en realidad, el socio o accionista es una persona totalmente distinta a la sociedad.
Aunque no es obligatorio para los autónomos (si para las sociedades), es aconsejable abrir diferentes cuentas bancarias. Una para las operaciones exclusivas de las operaciones de la empresa y otra para la vida personal. De ese modo, podrás llevar a cabo un mejor seguimiento las entradas y salidas de dinero, y gestionar de manera más eficaz el dinero que genera tu negocio.
3) Crea hábitos y conductas para gestionar la contabilidad
La gestión de la contabilidad es un tanto tediosa. De ahí que asea recomendable crear un sistema de hábitos y repeticiones para que no se nos olvide ningún aspecto de la contabilidad.
Por ejemplo, mi madre, quien me enseño contabilidad, me comento que lo primero que hacía era siempre supervisar la entrada y salida de dinero de la cuenta del negocio con el objeto de contabilizar las facturas emitidas, cobradas, etc.
Ella siempre lo hacía a primera hora de la mañana. Pues si siempre seguimos un ritual, es difícil que se nos encapen movimientos y operaciones financieras del negocio.
La gestión de una buena contabilidad depende de la rutina para anotar todos los movimientos, gastos e ingresos, de forma detallada.
Además, tenemos que ser conscientes qué gastos son deducibles y cuáles no para nuestra actividad económica empresarial.
Siempre podemos contar con asesores externos a nuestro negocio (asesores fiscales y laborales) para que gestionen las cuentas de nuestro proyecto. En muchas ocasiones supone menos costes que contratar a un trabajador para que desempeñe dichas acciones.
Si contratas a asesores y contables externos, acostumbra a elaborar una rutina también con ellos. Por ejemplo, llevar la documentación cada semana o cada 15 días.
Recuerda que debes vigilar los costes y adoptar las medidas necesarias para mejorar la rentabilidad de tu negocio.
4) Controla y equilibra el flujo de caja de tu negocio
Entendemos por flujo de caja al control de las salidas y de las entradas de dinero reales de tu negocio, reflejando la liquidez del mismo; ya que si sabemos los gastos que debemos afrontar y los ingresos reales que tenemos, podemos negociar deudas antes que venzan, podemos elegir no realizar una determinada operación (compraventa, inversiones, etc.) o solicitar un préstamo.
Lógicamente para llevar un control exhaustivo de las finanzas de una empresa es imprescindible supervisar las entradas y salidas de los recursos de forma habitual.
De este modo, si sabemos que tenemos que pagar a la Agencia Tributaria o a la Seguridad Social una determinada cuantía para satisfacer cuotas tributarias o cotizaciones, debemos prever que exista el capital necesario para que se cargue de forma automática dicho concepto.
Conozco a muchos autónomos que no tenían el dinero de su cotización para que se cobrase a final de mes. Además, disfrutaban de la bonificación de los 60 €. Al no pagar a tiempo, dicha deuda crece notablemente, ya que tendrá que satisfacer la cuota del autónomo sin bonificación (289 €), más el recargo y la sanción.
5) Cuidar mucho el calendario
El punto anterior enlaza con el quinto consejo. Mantener un calendario de pagos y de presentación de las autoliquidaciones a la Agencia Tributaria.
Tenemos que tener claras cuando son las fechas límites para presentar el IVA, IRPF, Impuesto sobre Sociedades… Así como el pago de esos impuestos.
Recuerda que no cumplir con tus obligaciones fiscales o cometer cualquier otro tipo de infracción tributaria supone una sanción por parte de Hacienda. Esto se traduce en multas fijas o proporcionales, según el tipo de infracción.
6) Sírvete de un buen software de gestión
Para gestionar la contabilidad, puedes usar simplemente hojas de cálculo Excell. Esto es válido para muchos pequeños autónomos, donde los libros contables se pueden gestionar desde estas hojas de cálculo.
No obstante, en el mercado existen numerosos programas, que aparte de gestionar la contabilidad, permiten diferenciar cada operación a una cuenta o código, ligado al Plan General Contable.
Estos programas dotan de mayor rigurosidad a la contabilidad, y permiten extraer balances de situación que utilizaremos para el Impuesto sobre Sociedades.
Además, lo que está claro es que para poder controlar todos estos aspectos de contabilidad básica necesitarás tiempo y; la mejor solución es acudir a programas profesionales de contabilidad.
Muchos de ellos, permiten emitir facturas en cualquier momento. Asimismo, existen funciones para controlar la caja del negocio y las facturas pendientes de cobro. De esta manera podremos reclamar a nuestros deudores el importe que nos deben.
Incluso muchos de ellos, permiten estar en contacto con la AEAT para entregar las autoliquidaciones de forma automática. Sin tener que perder tiempo rellenando los datos de forma manual. Tan sólo supervisaras los datos, en función de todas las operaciones contables que hayas contabilizado.
Enrique Ruiz Prieto
¡Hola! Soy abogado, consultor jurídico de empresas y asesor fiscal y laboral. Amo los viajes, las historias y las narraciones, la tecnología, la justicia social y el emprendimiento. Si te gustan estos temas, te invito a quedarte y leer mi blog, donde te enseñaré a comprender el apasionante mundo del derecho y el funcionamiento de las tecnológicas digitales.
