¿Cómo puedo estar al día con la ley de control horario?

Desde el 12 de Mayo de 2019, gracias al Real Decreto Ley 8/2019, todas las empresas tienen que tener un control exhaustivo de la jornada laboral de sus trabajadores; haciéndose extensible a todos los trabajadores la normativa que estaba en vigor para los trabajadores a tiempo parcial. En este artículo no vamos a reseñar nuevamente cómo registrar la jornada de los trabajadores; sino que vamos a abordar cómo se puede estar al día con la ley de control horario.

Estas anotaciones de deben conservarse durante 4 años y; tenerla disponible tanto para los trabajadores, como a los representantes de las empresas y al cuerpo burocrático del propio Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social.

Es importante que conservemos esa información pues en caso de no tenerla, las multas pueden oscilar entre 600 y 6.000 €; además de otras multas que pudieran derivarse por infracciones tras una inspección de trabajo.

Como ya comentamos en el anterior artículo, el gran dilema es que elegir; pues la normativa nos permite llevar a cabo este registro de múltiples maneras siempre que éste controle el sistema de horarios y no vulnere el derecho del trabajador: hojas en papel, apps, webs, máquina de fichajes, etc.

Otro de los principales hándicaps es cómo mantenerse informado de los cambios en la normativa que regula ley de control horario. Ambas cuestiones vamos a tratarla en el siguiente artículo.

Lo que debes saber de la ley de control horario antes de continuar:

Es fundamental que antes de proceder a la lectura de ambas incógnitas que ofrecemos en este artículo, se informe de los aspectos fundamentales del Real Decreto Ley 8/2019:

1. El registro de jornadas para los trabajadores es actualmente obligatorio para el personal que se rige por el Estatuto de Trabajadores (quedan excluidos los funcionarios públicos que se rigen por el EBEP y sus asimilados como interiores o personal laboral cuando la institución reglamentariamente les asigne las mismas condiciones que los funcionarios de carrera).
   • Si son autónomos, altos directivos, trabajadores de las cooperativas o contratos mercantiles de colaboración no deberán cumplimentar este sistema de control horario.
   • El resto de empleados, da igual si en remoto o en oficina, o con jornada parcial o completa, deberán indicar la hora de entrada y salida en su trabajo.
2. El registro debe ser tanto de la entrada como de la salida.
3. Dichos registros hay que mantenerlos durante 4 años.
4. Deben estar accesibles en cualquier momento.
5. Deben cumplir con las obligaciones de Ley de Protección de Datos.
6. No pueden sustituirse ni alterarse los cuadrantes de horarios.

¿Cómo puedo registrar la jornada de mis trabajadores?

Como hemos reseñado en la introducción del presente artículo, según ley del control de horario podemos registrar la hornada de los trabajadores en diferentes soportes: hojas en papel, apps, webs, máquina de fichajes, etc. Cada sistema ofrece unas posibilidades que detallamos a continuación en este tabla:

	Hojas de Papel	Máquinas de fichaje	Sistemas web y apps
Adopción por los empleados	Magnífica	Buena	Buena
Costes de implementación	Fácil manejo y el método más económico.	Costoso y molesto para los trabajadores	Bueno, aunque requiere formación a los empleados
Facilidad con LOPD	Bueno, aunque requiere exhaustivo control de los archivos e incorporación cláusula.	Molesto y dificultoso.	Bueno y fácil incorporación.
Compatible con movilidad	Nula Movilidad	Nula Movilidad	Es posible su incorporación.
Escalabilidad e integraciones	Intermedio	Molesto	Bueno y fácil

Cada uno de los métodos ofrece unas posibilidades que tenemos que tener en cuenta a la hora de seleccionarla para nuestro negocio.

Las hojas en papel es el método más económico para pocos empleados; pero requiere de un mayor espacio para la conservación de los registros. Lo bueno que no necesita ninguna formación a los trabajadores.

Las máquinas de fichaje en comparación a web y apps tiene algunas dificultades a la hora de adaptarla a las nuevas necesidades del mercado laboral; donde hay que adaptarla a la LOPD y no permite la movilidad de los registros.

Mientras que las apps y web permiten mejores prestaciones que los otros dos sistemas, aunque lógicamente esto es en términos relativos, dado que existen muchas en el mercado y; para hacer un exhaustivo examen del mismo, deberíamos acudir a las prestaciones y características que ofrecen cada plataforma. Del mismo modo, el precio oscila según sus prestaciones y características técnicas. Por citar a alguna de ellas, podemos decir que existe Beebole, Control-laboral, Intratime, Sesametime y Woffu entre otras muchas.

Además, las apps y web permiten estar al corriente de cuantas horas han computado cada uno de los trabajadores de una forma automatizada y sin necesidad de hacer el recuento manualmente. Lo que ahorraremos mucho tiempo; sobre todo en empresas con más de 10 trabajadores.

¿Cómo mantenerme informado de los cambios normativos en el registro de la jornada de mis trabajadores?

Una vez que hemos seleccionado la herramienta adecuada, nuestra principal preocupación es mantener actualizado el sistema y enterarnos de los cambios normativos en la ley de control horario.

Si hemos optado por una app o por una web, no tendremos ningún problema en este sentido; pues prácticamente todas ellas tienen un sistema de notificación de alertas de los cambios normativos en esta materia.

Si hemos optado por la forma manual, podemos usar el sistema del Boletín a la Carta para que nos avisen a nuestro correo electrónico en caso de que alguna novedad exista para esta materia:

O bien buscar cada cierto tiempo si esa ley ha cambiado. En menos de 2 minutos podemos hacer esa comprobación:

Y, finalmente, podemos contratar los servicios de un asesor fiscal y laboral para que nos lleve los temas administrativos, tributarios y laborales de nuestra empresa. Ellos te mantendrán informados de cada uno de los cambios que existan a lo largo del año.