¿Cómo registrar la jornada de los trabajadores?

La aprobación del Real Decreto Ley 16/2013 introdujo la obligación de la empresa de registrar la jornada laboral de sus trabajadores. Este registro debe ser cumplimentado día a día, señalando una serie de campos que tratamos a continuación. En el documento o registro deben figurar tanto datos de la empresa como del trabajador. Este Real Decreto obligaba sólo a los trabajadores a tiempo parcial el tener que estar registrados en un sistema de control horario.

Desde el 12 de Mayo de 2019, esta medida es OBLIGATORIA para todas las empresas y para todos los trabajadores y; su incumplimiento conlleva importantes sanciones económicas. Por tanto, se añaden nuevas obligaciones a las ya existentes en el Real Decreto de 2013, extendiéndose a partir del Real Decreto Ley 8/2019 a todos los trabajadores sea cual sea el tipo de contrato de trabajo.

¿A quien afecta esta medida?

A todas las empresas que tengan uno o varios trabajadores por cuenta ajena y se rijan por lo establecido en el Estatuto de Trabajadores. Da igual que sean trabajadores a tiempo parcial o a tiempo completo, todos ellos deben figurar en el registro a partir del 12 de mayo de 2019 (anteriormente sólo los trabajadores de tiempo parcial).

¿Cuánto tiempo debo conservar los registros?

La empresa debe conservar los registros de las jornadas de sus trabajadores durante 4 años.

Si se tratan de trabajadores a tiempo parcial, la empresa debe entregar una copia de los mismos a los trabajadores cuando reciban su nómina laboral cada mes; mientras que para los trabajadores a tiempo completo, esta obligación de adjuntar los horarios no es obligatoria. 9an sólo se recogen por motivos de seguridad laboral y para que tanto trabajadores, como sus representantes legales, así como inspectores de Trabajo y Seguridad Social soliciten su consulta en caso de posibles irregularidades.

En caso de haber ejecutado horas extras, estas jornadas deberán figurar en el registro de jornadas y además entregar una copia de las mismas a los trabajadores junto a su nómina mensual, sea cual sea la condición laboral del trabajador (a tiempo parcial o a tiempo completo).

¿Cómo se documenta el registro de la jornada?

Actualmente no existe un modelo normalizado u oficial por parte de las Autoridades Locales para que la empresa lleve el control de la jornada de sus trabajadores. No obstante, como resulta lógico, este registro debe contener información de la empresa y de la jornada de los trabajadores.

A continuación, ofrecemos un modelo de la información mínima que tiene que tener la empresa para estos registros.

Información de la empresa

En este documento deben figurar los siguientes datos de la empresa:

  • Nombre y razón social de la empresa: es el nombre con el que se constituye una empresa; y que aparece como tal en el documento público o privado de constitución o en los documentos posteriores que la reforman.
  • CIF: es el código de identificación fiscal o tributaria que tiene toda persona jurídica o entidades.
  • Código Cuenta Cliente (C.C.C.): es un código utilizado en España por las entidades financieras para la identificación de las cuentas de sus clientes. Debe constar de 20 dígitos.
  • Periodo de liquidación. Es el plazo al que están referidas las bases y tipos de liquidación para la determinación de la cuota.
  • Fecha y firma del representante legal de la empresa o sociedad: toda empresa tiene un representante legal.

Todos estos datos son de obligado cumplimiento y deben constar siempre en los distintos documentos de una empresa. De este modo, los distintos inspectores verán que existe transparencia en el funcionamiento de una empresa. El registro de la jornada laboral es una medida para evitar los abusos que se están producción en el ámbito laboral; donde se contrata a un trabajador y se le exige más horas de las que se estipula en el contrato de trabajo. Por ese motivo, los inspectores de trabajo podrán exigir este documento sin previo aviso. Por ese motivo, es recomendable que su empresa cuente con un asesor laboral o un buen abogado laboralista, ya que le asesoraré en todas las cuestiones de derecho del trabajo. 



Información de la jornada laboral del trabajador

A continuación, vamos a desarrollar los datos o información imprescindible que debe figurar en cada uno de los trabajadores:

  • Nombre y apellidos del trabajador.
  • NIF (para españoles) o NIE (para extranjeros).
  • Día del mes.
  • Diferenciar los turno de mañana y tarde: debe separarse ambos turnos de trabajo; ya que tanto un trabajador a jornada parcial como uno a jornada completa pueden verse perjudicados por una empresa en materia de jornada laboral. Diferenciando la existencia de ambos turnos de trabajo, se evitarán abusos de horas extras en alguno de ellos.
  • Total Jornada Laboral: computo total de la jornada laboral.
  • Horas Ordinarias: jornada estipulada en su contrato de trabajo. Siempre debe cumplir con lo acordado en el contrato de trabajo y el convenio colectivo.
  • Horas Extraordinarias: son aquellas horas de trabajo que se realizan sobre la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo. De existir en la jornada del trabajador, deberán de ser compensadas o remuneradas y; además, adaptarse a su contrato de trabajo y convenio colectivo. En ningún caso podrá ser inferior al valor de la hora ordinaria, o compensarlas por tiempos equivalentes de descanso retribuido. En ausencia de pacto al respecto, se entenderá que las horas extraordinarias realizadas deberán ser compensadas mediante descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización.
  • De este modo, el trabajador tiene la posibilidad de contrastar sí está o no realizando horas extraordinarias y; siempre podrá supervisar si ha cumplido con su jornada laboral. También podrá hacerlo un inspector en caso de requerirlo.
  • Firma o consentimiento del trabajador: en este documento es de obligado cumplimiento la firma o consentimiento expreso del trabajador. Así la inspección de trabajo verá que se acatan las horas de la jornada laboral pactada y no se abusa del trabajador. Debe firmar siempre al final de la jornada.

Conclusiones sobre el RD 16/2013 y del RD 8/2019

Actualmente los abusos existentes en la contratación laboral, ha provocado que se endurezcan los controles por parte de la Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social. En esta línea se encuentran las inspecciones y controles relativos a registros de jornada laboral de trabajadores y otros tipos de actividades de la empresa (p. e. la inspección tributaria también se ha incrementado). El incumplimiento de esta norma conlleva importantes sanciones, impuestas por la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social.

En 2013, el Gobierno persiguió las irregularidades existentes en los contratos a tiempo parcial por considerarlos abusivos. Ahora, en 2019, se extiende a todos los tipos de contratos ya que los trabajadores indefinidos también sufren irregularidades en sus jornadas de trabajo debido a las jornadas extraordinarias. De este modo, ahora es obligatorio registrar los horarios de todos los trabajadores por cuenta ajena.

Además, con esta medida se pretende que el trabajador también conozca perfectamente cuando ha cumplido con su jornada laboral y llevar un exhaustivo control de sus horas extraordinarias. Aunque no se realicen horas extraordinarias, el mero incumplimiento de la obligación del registro de la jornada laboral de tus trabajadores ya es susceptible de ser considerado como infracción administrativa leve (Art. 6 de Ley de Infracciones del Orden Social – LISOS y art. 12 al 14 del Estatuto de los Trabajadores). La infracción mínima corresponde 626 €, pudiendo ascender hasta 6.250 €. De incumplirse otras normas (p. e. contratos de trabajo), podrás acumularse otras sanciones de otras disposiciones.

Por ese motivo, le animo que realice este registro lo antes posible. Si pulsas sobre esta tabla, podrás descargarte un modelo en formato PDF para que no pierdas tiempo en diseñar este cuadro. Ya no tendrás excusas para utilizarla en tu empresa.

Registro Jornada laboral de trabajadores

Posibilidad de abrir otros campos:

Hay datos que puedes incluir, pero no son obligatorios:

  • NAF (Número de Afiliación a la Seguridad Social):  no es obligatorio colocarlo en este registro o tabla, pero es interesante agrupar los contratos de trabajo como anexos a este registro de jornada laboral.
  • Tipo de contrato: ocurre exactamente igual que en el apartado anterior. Consideramos que para una tabla es demasiada información, pero sería interesante anexar los contratos en este registro.

Si tienes dudas, no olvides contactar con nosotros, ¡¡estaremos encantados de ayudarte!! y no olvides que todas las empresas deben cumplimentar este registro sean de marketing de contenidos, agencias de SEO, construcción, agentes comerciales, etc. 

NOTA: una sentencia del Tribunal Supremo de la Sala de lo Social (Sentencia núm. 246/2017 / Casación 81/2016 / 23/03/2017, Ponentes: D. José Manuel López García de la Serrana), ha matizado esta normativa, donde se especifica que sólo deben de anotarse las horas extraordinarias de los trabajadores. 

Enrique Ruiz Prieto

¡Hola! Soy asesor jurídico, fiscal y laboral. Amo los viajes, las historias y las narraciones, la tecnología, la justicia social y el emprendimiento. Si te gustan temas, te invito a quedarte y leer mi blog, donde te enseñaré a comprender el apasionante mundo del derecho y el funcionamiento de las tecnológicas digitales.

Sumario
¿Cómo registrar la jornada de los trabajadores?
Nombre del artículo
¿Cómo registrar la jornada de los trabajadores?
Descripción
A partir del RD 16/2013 y del RD 8/2019 es obligatorio registrar la jornada laboral de los trabajadores de una empresa. ¡¡Te explicamos como hacerlo (incluye modelo)!!
Autor
Editor
Ruiz Prieto Asesores (Sevilla)
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