¿Cómo controlar las vacaciones de mis empleados? ¿Excel, Google, Factorial?

Gestionar la ausencia y controlar las vacaciones de los empleados es una de las tareas imprescindibles para cualquier empresa y el departamento de Recursos Humanos.

Para ello, es imprescindible tener en cuenta la legislación laboral y los convenios colectivos que varían en función de la normativa del país en el que esté establecida la empresa. Es por ello por lo que no existe un método universal, pero sí en cambio; existen formas organizar toda esta información para adaptarlas a las necesidades legislativas del Estado donde esté domiciliada nuestra sociedad.

La normativa estatal española obliga a la empresa a informar a los trabajadores correctamente de sus obligaciones y derechos. Entre éstos se encuentra la jornada laboral y las vacaciones; donde debe especificar a cada una de las personas que trabajan para el empresario cuantos días de vacaciones dispone por ley.

Lógicamente, este periodo debe cuadrarse y consensuarse entre los distintos trabajadores y la empresa; pues ésta también tiene el derecho de distribuir y cuadrar horarios para que funcione y no se paralice su actividad empresarial. Por ese motivo, las vacaciones necesitan ser gestionadas con el tiempo suficiente para poder organizar el trabajo en la empresa y; así suplir las ausencias de los distintos trabajadores.

Por tanto, hay que fomentar el diálogo entre trabajadores y empresas para cuadrar el periodo vacacional. Las vacaciones deben ajustarse a las necesidades de ambas partes.

En este artículo vamos a desarrollar 5 opciones que tienen las empresas para organizar este arduo trabajo y; así llevar un exhaustivo control de sus empleados. Una de mis opciones favoritas es Factorial, un software gratis de Recursos Humanos. No obstante, debo explicar otras herramientas así como los convenientes e inconvenientes de cada una de ellas para que cada lector escoja la que más se ajuste a sus necesidades.

1) Hojas de Cálculo (Excel)

Las plantillas de Excel nos permiten gestionar y controlar distintos tipos de información de nuestra empresa: contabilidad, enlaces SEO de nuestro sitio web, estadísticas de un sector, etc. Las vacaciones y ausencia de trabajadores también pueden ser controladas por este tipo de software.

Vamos a desarrollar como configurar unas hojas en Excel, dado que es el programa internacionalmente más usado por todos los usuarios. No obstante, existen otros programas gratuitos que también pueden suplir a esta herramienta informática.

Ventajas:

• Fácil manejo.
• Es un programa que suele tener todas las empresas instalado en sus PC (u otro programa de hojas de cálculo).
• Funciona bien si nuestra empresa tiene menos de 20 trabajadores.
• Permite usar distintos colores para cada trabajador, mes, etc.

Inconvenientes:

• Necesitas un conocimiento medio – alto de Excel para desarrollar una plantilla funcional que te permita contabilizar los días que estará fuera cada empleado.
• Si necesitas Excel como cuadrante de vacaciones, necesitarás un correo electrónico para comunicarte manualmente con cada trabajador.
• Si se trata de una gran empresa, esta tarea manual de contacto puede ser un grave problema a la hora de organizar toda esa información.
• Incorporar cada trabajador en esa hoja de cálculo, así como los distintos periodos vacacionales.
• Para enseñar el cuadrante, deberás de adjuntarlo en cada correo electrónico.

-Pasos para crear una plantilla de Excel

1. Crea un nuevo archivo de Excel.
2. Empieza inmovilizando 4 columnas en la parte izquierda de la pantalla. En este lugar, vendrá recogidos los nombres de los trabajadores y los días restantes y de vacaciones disponibles.
3. Cuando la tengas, combina las celdas de la primera fila y pondremos el año y título del cuadrante (Ej.: Vacaciones 2018).
4. En la segunda fila, debemos hacer divisiones de cada uno de los meses del año.
5. A su vez, hay que dividir cada uno de ellos, según el calendario actual, señalando los días festivos…
6. En la cuarta fila puedes crear una fórmula que cuente el número anterior + 1 para que automáticamente aparezca el día en número.

2) Hojas de Cálculo de Google

Google tiene numerosas herramientas informáticas que son muy cómodas y útiles para el desarrollo y organización de muchas actividades empresariales.

Una de estas herramientas son también hojas de cálculo. Al igual que en Excell, Google nos permite gestionar un cuadrante de vacaciones en una hoja parecida a este software.

Gracias a ello, disponemos de hojas de cálculos totalmente gratuitas que solamente exige que tengamos un correo de Gmail para poder acceder a ella. Esto nos permite trabajar y compartir este cuadrante con los distintos trabajadores que podrán ver los cambios en tiempo real. De este modo, la comunicación con cada trabajador para controlar las vacaciones de los empleados será mucho más sencilla.

Ventajas:

• Funcionalidad muy similar al Excel.
• Es un programa completamente gratuito.
• Permite compartir esa información con otras personas.
• Cada persona puede tener un nivel de usuario, es decir, permite la posibilidad de que exista uno o varios administradores y otros que simplemente pueden observar el documento.
• No hace falta instalar un software en su PC.
• Permite usar distintos colores para cada trabajador, mes, etc.

Inconvenientes:

• Necesitas un conocimiento medio – alto de las herramientas de Google y hojas de cálculo para desarrollar una plantilla funcional.
• A pesar de agilizar muchos trámites gracias a que se puede visualizar en tiempo real, si hay varios administradores se puede dañar el fichero.
• Además, requiere Internet para que funcione.
• Es necesario que cada trabajador cuente con una cuenta de Gmail.
• Hay que tener en cuenta que este fichero sólo puede circular con los trabajadores afectados, pues en caso contrario se vulnera la Ley de protección de Datos.

3) Calendario de Google y Outlook

Otra herramienta de Google que nos permite organizar un calendario de vacaciones para nuestros trabajadores es Google Calendar. Para ello,

• Podéis crear un nuevo calendario (por ejemplo Calendario de Vacaciones).
• Lo compartes con los demás compañeros de trabajo (todos necesitan cuenta de Gmail).
• Cada trabajador podrá escoger los días que les interesa.
• Finalmente, el equipo de recursos humanos tendrá que negociar y adaptar el cuadrante.

Si usas Outlook como herramienta para organizarte, también puedes realizar la misma operación que con Google Calendar.

En este supuesto, para confeccionar calendarios y compartirlos, pulsa encima de Grupo de Calendarios > Crear nuevo grupo de calendarios. Ponle un nombre que te ayude a identificarlo: Calendario de Vacaciones de la Empresa. A partir de entonces todos los compañeros podrán encargarse de colocar las fechas que les interese.

Ventajas:

• Ambos son gratuitos.
• Fáciles de usar.
• Permite compartir esa información con otras personas.
• No necesitas conocimientos avanzados de informática.

Inconvenientes:

• Se complica cuando la empresa dispone un número elevado de trabajadores.
• Es necesario que luego una persona gestione y controle que todo es adecuado para las necesidades de la empresa.
• Si usas Gmail, es necesario que todos tengan cuenta de Gmail.
• Este calendario es mejor para organizar tareas y eventos, pero para cuadrar las vacaciones en todo el año resulta un poco más complicado; a no ser que la empresa sólo faculte a los trabajadores disponer del periodo de vacaciones en unos determinados meses. Recordad que teóricamente si lo notificas con antelación, puedes proponer a la empresa viajar fuera de los meses de julio, agosto y septiembre.

4) Hacerlo manualmente

Otra posibilidad es crear un cuadrante a mano como se hacía tradicionalmente. En esta tabla iremos señalando cada uno de los días que le queda al trabajador de su periodo de vacaciones anuales.

Ventajas:

• No requiere conocimientos informáticos.

Inconvenientes:

• Toda la gestión se hace manualmente. Debes preguntar a cada uno de los trabajadores.
• Habitualmente, es frecuente que se cometan errores, cuya consecuencia será una mayor desorganización del cuadrante de vacaciones.
• La persona que lo elabora debe tener una buena caligrafía y ser muy paciente.
• Funciona a la perfección para empresas con 10 o menos trabajadores.

5) Utilizar un software gratis de Recursos Humanos como Factorial

Otra posibilidad es utilizar un software de Recursos humanos que te permita controlar las vacaciones de los empleados. Es una de las mejores herramientas para elaborar calendarios de vacaciones por las siguientes ventajas:

• Permite importar todos los días festivos de tu región de una forma sencilla y fácil; así como limitar la cantidad de días disponibles para cada uno de los trabajadores.
• Asimismo, permite a los trabajadores acceder al programa para solicitar que días prefieren coger de vacaciones.
• También permite distinguir las vacaciones y los periodos de inactividad por baja o enfermedad profesional. Incluso podrás adjuntar documentos en PDF a las bajas para tener clasificada toda la documentación.
• Permite clasificar aquellas otras ausencias que los trabajadores solicitan, recibiendo notificaciones cuando un empleado solicite una ausencia y acepta o rechaza su petición.
• Factorial garantiza la usabilidad y fiabilidad e esos datos, sin vulnerar la LOPD.
• Es un software gratuito que sólo requiere registro.
• Genera tus propios informes.
• Permite exportar los datos a Excel.
• Ahorra tiempo.
• Funciona en caso de pequeñas y grandes empresas.
• Genera organigramas.
• Permite rotar a los trabajadores.
• Puedes incluir la nómina de los trabajadores junto a su perfil.
• No requiere que el responsable de recursos humanos se ponga en contacto con cada uno de los trabajadores.
• No requiere instalación de programa, se ejecuta directamente desde el navegador.
• Es para todo tipo de empresas ya que las tareas de recursos humanos son más rápidas de gestionar.

Inconvenientes:

• Hay que aprender a manejar otro programa informático.
• Solo funciona con email.
• Factorial no es descargable, debes tener una conexión a Internet.

Conclusiones sobre cómo controlar las vacaciones de mis empleados

Para un responsable de recursos humanos es una de las tareas más complicadas del año. De su habilidad para organizar el calendario de toda la empresa dependerá que los trabajadores puedan disfrutar de sus vacaciones sin que la productividad de la empresa se vea resentida.

Por ese motivo, es recomendable que se empleen software informáticos que nos ayuden y faciliten esta gestión administrativa. De este modo, podremos optimizar la productividad de nuestra empresa.

Bajo nuestra experiencia, recomendamos probar Factorial y si este programa no es lo tuyo, haz una tabla Excel que te permita organizar el cuadrante de vacaciones de todos los trabajadores.