Según las estadísticas oficiales del Estado, el 68% de las pymes y medianas empresas muere antes de cumplir 4 años. La mayor parte de ellas se debe a que no gestionan adecuadamente sus recursos financieros; presenta errores de gestión y en ocasiones falla también el modelo de negocio. Por ese motivo, hemos creado una lista de consejos para gestionar una empresa de forma inteligente.
Hay que tener en cuenta que para alcanzar el éxito, es recomendable disponer de la información económica completa y fiable que nos permite tomar las mejores decisiones. El empresario debe saber contestar a preguntas como ¿Dónde estamos?, ¿Adónde vamos?, ¿Qué recursos disponemos? ¿Podemos invertir en publicidad?
7 Claves para gestionar una empresa de forma inteligente
1) Realizar un cierre contable mensual y anual
Toda empresa debe llevar por ley una contabilidad para realizar el cierre de cuentas anuales y depositarlo en el registro mercantil si se trata de una sociedad. No obstante, es recomendable que esta gestión contable sea llevada por profesionales y; actualizada mensualmente para que de esta forma podamos conocer el estado de las inversiones de nuestra empresa y; poder conocer los recursos con los que contamos.
El cierre anual nos permitirá construir un punto de referencia para establecer objetivos de la organización para gestionar una empresa de forma inteligente.
2) Gestionar adecuadamente la tesorería
Una buena gestión de la tesorería nos permitirá optimizar nuestros recursos a corto, medio y largo plazo y; nos ayudará a saber si podemos cumplir nuestros compromisos y objetivos para que nuestros proyectos empresariales se cumplan.
Es bueno que no inviertas ningún dinero que no te puedas permitir. Tienes siempre que tener en cuenta que toda inversión puede fracasar y perder todo ese presupuesto destinado. Es bueno arriesgar, pero no hipotecarse de por vida por un sueño que puede fracasar.
3) Analizar y estudiar nuestro modelo de negocio
Antes de constituir cualquier empresa, es recomendable analizar nuestro modelo de negocio; así como definir el usuario o público objetivo al que va destinado nuestros productos y/o servicios.
Esta observación no sólo debe hacerse antes de fundar una empresa; sino constantemente a lo largo de toda su vida útil. De esta manera podremos mejorar la rentabilidad de esta entidad a través de una contabilidad de costes útil y; lograremos gestionar una empresa de forma inteligente.
4) Crear un plan estratégico de 3 a 5 años y un plan de viabilidad
Es bueno que existan objetivos empresariales que busquen una rentabilidad a medio y largo plazo. Muchas veces nos obcecamos en obtener rendimientos desde el primer minuto; pero hay negocios que requieren un mayor esfuerzo al inicio y; más tarde, salen triunfadores si le dedicamos el tiempo y esfuerzo necesarios.
Para ser sistemáticos con esta tarea es recomendable elaborar cuadros de mando que sean visibles a todo el equipo que conforma esa empresa. En este cuadro de mando debe contener objetivos puntuales y específicos que sean semanales; pero también otras más ambiciosos que contengan metas a alcanzar dentro de 5 años. Es algo parecido a los planes quinquenales de la Unión Soviética; donde se establecían rigurosos objetivos que deberían ser cumplidos cada cinco años. En caso contrario se tomarían represalias y medidas necesarias para que en el próximo plazo se obtuviesen resultados óptimos.
Además, hay que acompañarle de un plan de viabilidad que analice los proyectos con antelación y; nos permita adelantarnos a los distintos problemas que puede tener esa empresa para planificar, cuantificar la inversión necesaria y asegurarse de disponer de los recursos que se requerirán en un futuro para gestionar una empresa de forma inteligente. Pon foco a esos objetivos y trata de alcanzarlos.
5) Gestionar equilibradamente nuestros recursos económicos
Los recursos económicos de una empresa son siempre limitados; por ese motivo, hay que garantizar que escogemos las mejores decisiones para organizar nuestra empresa. Para ello, hay que seleccionar adecuadamente los siguientes aspectos económicos:
- Analizar qué sistema bancario vamos a utilizar.
- Establecer los sistemas de pago y los modos de poder realizarlo.
- Hay que valorar si es conveniente incluir inversores.
- Valorar la logística de nuestro negocio y el abastecimiento de materia prima necesaria para nuestra producción.
- Reducir gastos.
- Analizar el Producto Mínimo Viable, es decir, conseguir un producto que puede ser vendido y desarrollado a mínimo, a fin de conseguir que haya costado el menor dinero posible.
6) Establecer una organización eficiente y efectiva para gestionar una empresa de forma inteligente
Garantizar el control interno y contar con un soporte informático adecuado es fundamental para que una empresa tenga éxito en su proyecto. Para ello, es aconsejable seguir con los criterios laborales y recursos humanos que existen y; formalizar los procedimientos de trabajo; utilizando la formación y el talento como instrumentos estratégicos de crecimiento.
Como hemos podido analizar a lo largo de este artículo; a nivel interno, casi todas las decisiones importantes que debe tomar una empresa tienen una vertiente económica fundamental para su valoración y toma de decisiones.
Tenemos que tener en cuenta que si una pyme se plantea contratar un nuevo empleado para desempeñar una tarea; tendrá que analizar el coste que le supone a la empresa la contratación de ese trabajador; no sólo teniendo en cuenta el salario del trabajar; sino también las cotizaciones a la seguridad social, los seguros laborales, la disponibilidad de presupuestos, cómo afectaría la incorporación de este trabajar a la empresa y; otros aspectos que forman parte de la nómina (retenciones del IRPF), etc. Hay que recordar que las empresas tienen que tener representantes legales o enlaces sindicales; éstos varían en función de trabajadores que existan en esa empresa:
- De 10 a 30 trabajadores, tendrá que tener 1 delegado de empresa.
- Si tiene de 30 a 49 trabajadores en plantilla, serán 3 delegas de empresa.
- A partir de 50 trabajadores tendrá que tener un comité de empresa.
7) Escucha tu intuición, pero no ignores los datos
En muchas ocasiones nuestra intuición o sensaciones nos empuja a realizar algo que en un principio no vamos a realizar. Es bueno seguir esta intuición, pero nunca perder la lógica en este proceso. Los datos y análisis te ayudarán a guiarte y saber abandonar un mal proyecto a tiempo. La contabilidad aporta métricas y la analítica web también permite obtener métricas de tu negocio en Internet. No las descuides.
8) Si vas a consultar, hazlo con otros profesionales
Si una cuestión te preocupa y no sabes exactamente cuales pueden ser sus consecuencias, tranquilo existen muchos profesionales que pueden socorrerte y ayudarte. Contrata sus servicios y simplemente pídeles ayuda si se trata de una cuestión muy pequeña. Para seo existen los consultores, los asesores y los abogados.
9) Evita las resistencias a los cambios
En la medida en la que controles tu inclusión innata a rechazar los cambios, estarás aumentando tu inteligencia del éxito. Aunque tengamos un buen plan de viabilidad, existirán muchos contratiempos para poner en desarrollo tu proyecto (cambios en la normativa, quiebra de otros negocios, notable incremento de la competencia…). Acepta que muchos factores externos no los puedes controlar, pero la habilidad de pivotar y transformar esas amenazas en oportunidades te darán el camino al éxito.
De hecho, es bueno que también innoves en tu empresa y no te estanques porque el proyecto o negocio está funcionando.
10) Efecto delantero
Es bueno que te adelantes a lo que los clientes van a demandar en un futuro. Antes que lo soliciten, ofrece ese producto o servicio si es posible.
Consejos para gestionar una empresa de forma inteligente
Una vez que sabemos las 6 claves para gestionar una empresa de forma inteligente os daremos una serie de ejemplos y consejos para saber aplicar las claves a las que hemos hecho mención.
A) Carsharing corporativo: La unión hace la fuerza
El carsharing es un concepto que cada vez está ganando más adeptos y; que está dándose a conocer cada día más por su rentabilidad económica.
Se trata de compartir entre varios usuarios un mismo automóvil mediante alquileres de cortos periodos de tiempo, en la mayoría de los casos de minutos. Al ser corporativo, este uso tan sólo lo realizan los empleados de una determinada empresa o de grupo de empresas; ofreciendo en préstamo estos coches a través de una aplicación, que gestiona el uso de los mismos, y en algunos casos basándose en créditos que los trabajadores canjean por minutos de uso.
De esta manera, la empresa puede disponer de varios vehículos y optimizar el uso de los mismos con el objeto de minorar la carga económica que supone tener vehículos de empresas. Descubre Eccocar es una de las mejores soluciones de Car Sharing corporativo; porque permite:
- Conocer los datos de tu flota en tiempo real y conocer el verdadero uso que se le está dando a tus vehículos.
- Además, esta aplicación permite conocer si existe la posibilidad de reducir la flota de vehículos y aumentar o disminuir nivel de este servicio.
Este tipo de servicio nos puede ayudar a gestionar una empresa de forma inteligente.
B) Realizar campañas publicitarias de marketing digital cuando tu empresa lo requiera
En muchas ocasiones, hemos tenido un incremento en los beneficios de nuestra empresa y nos interesa tener más gastos para pagar menos impuestos. Las campañas de marketing se pueden deducir en los modelos trimestrales (IVA, IRPF, Sociedades…), por lo que se trata de una buena opción para hacer esos gastos que te interesan para pagar menos impuestos.
Es cierto que esa parte del capital también la perderemos, pero hacer publicidad de nuestro negocio en principio no es perder, sino invertir; pues puede mejor notablemente nuestra imagen de marca e; incrementar en un futuro la facturación de nuestro negocio para poder contratar más trabajadores.
Lo bueno de las campañas de marketing digital es que podemos hacerla en un breve espacio de tiempo y localizándola en aquel trimestre que más beneficios tenemos. Si más tarde hay meses de casi inactividad, cortamos la campaña de publicidad.
Las 3 preguntas para una gestión económica inteligente
Argelia García en su libro “Tres preguntas para una gestión económica inteligente” propone que toda empresa debe plantearse tres cuestiones constantemente para tener éxito en la gestión de su negocio.
El primer paso es necesario tener un buen plan contable que nos permita conocer los ingresos y gastos que tenemos; para así generar datos relevantes que nos permitan conocer el impacto económico de todas las actividades de la empresa.
A. García revela que el principal problema es que muchas veces los departamentos de contabilidad y fiscalidad están desconectados del negocio en sí; y muchas veces esta falta de comunicación entre el negocio y la contabilidad nos conlleva a tomar malas decisiones para nuestro negocio. Por ese motivo, la empresa debe tener una buena comunicación entre el departamento de finanzas y el que toma decisiones del negocio. Da igual que el departamento sea interno (trabajadores de esa misma empresa) o; externo (a través de la contratación de los servicios de una asesoría fiscal y contable). Por ese motivo, es necesario que ambos departamentos estén en estrecha comunicación y; es establezcan puentes entre directivos conscientes de la gestión económica y financieros enfocados a negocio.
Nosotros como asesores fiscales elaboramos la contabilidad cada semana para llevar un control eficiente de cada una de las empresas que gestionamos. Si el departamento de negocios o el empresario requiere nuestros consejos para tomar una decisión financiera, nos reunimos rápidamente con él para conseguir la mejor decisión en base al modelo de negocio y la normativa vigente.
a) ¿Dónde estamos?
Para gestionar una empresa de forma inteligente se debe comenzar por el conocimiento exacto de su situación. La contabilidad será la gran aliada para conocer los costes, la rentabilidad y la tesorería de nuestro negocio. En esta pregunta también tenemos que tener en cuenta el presupuesto pues gracias a su control, podremos realizar las inversiones necesarias para poner en marcha un proyecto en relación a los objetivos fijados.
b) ¿A dónde vamos?
La siguiente pregunta que debemos realizar es ¿a dónde vamos? Con esta pregunta trazaremos un plan estratégico para nuestra empresa o proyecto que nos permitirá fijar unos objetivos y; elaborar un plan de viabilidad.
c) ¿Qué recursos tenemos para llegar?
Para desarrollar ese plan de viabilidad y cumplir con los objetivos propuestos, debemos considerar los recursos económicos y materia prima necesarios para llevar a cabo esas tareas. El libro de Argelia García, titulado “Tres preguntas para una gestión económica inteligente”, nos facilita mucha información sobre estas tres preguntas para conseguir gestionar una empresa de forma inteligente.
Enrique Ruiz Prieto
¡Hola! Soy abogado, consultor jurídico de empresas y asesor fiscal y laboral. Amo los viajes, las historias y las narraciones, la tecnología, la justicia social y el emprendimiento. Si te gustan estos temas, te invito a quedarte y leer mi blog, donde te enseñaré a comprender el apasionante mundo del derecho y el funcionamiento de las tecnológicas digitales.
