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Sobre el registro horario y la ley de control horario digital

Desde el 12 de Mayo de 2019, gracias al Real Decreto Ley 8/2019, todas las empresas tienen que tener un control exhaustivo de la jornada laboral de todos sus trabajadores; independientemente de si son trabajadores a jornada completa o a tiempo parcial. Por tanto, todas las empresas deben tener un estricto control horario, donde figure el nombre de cada uno de sus trabajadores y la entrada y salida de cada individuo.

Evidentemente, hoy en día el teletrabajo está desempeñando una labor muy importante en nuestras vidas y; las empresas están obligadas a llevar un control horario digital, siendo recomendable el uso de apps para capear un escenario de teletrabajo.

La finalidad del control de horario es establecer una base de datos de las jornadas reales que efectúan los trabajadores para que los inspectores de trabajo observen y analicen que los empleados no realizan horas extraordinarias sin ninguna contraprestación o descanso como establece la ley.

Se empezó por controlar el contrato a tiempo parcial, ya que este tipo de contrato laboral tiene unas peculiaridades en el empleo de horas extraordinarias. Sin embargo, muy pronto se hizo extensible para todo tipo de contratos y también para el teletrabajo.

Sobre el registro horario y la ley de control horario digital
Sobre el registro horario y la ley de control horario digital

¿Qué leyes tenemos que tener en cuenta?

Cuando tenemos que controlar la jornada de nuestros trabajadores, en primer lugar, tenemos que tener presente el Estatuto de los Trabajadores. Ninguna norma laboral puede contradecir esta Ley y perjudicar los derechos que se contemplen en este texto normativo.

Sin embargo, si pueden mejorar las condiciones laborales de los trabajadores mediante el contrato de trabajo, o bien, confeccionando convenios colectivos entre la patronal y los sindicatos.

Aparte de estos textos normativos, el empresario también debería conocer el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Este texto normativo es que el estableció la medida de llevar un control horario de los trabajadores.

Asimismo, desde octubre de 2021, ha entrado en vigor la Ley 10/2021, de 9 de julio de trabajo a distancia, que también establecen una serie de pautas sobre el control horario en el teletrabajo.

¿Por qué es necesario llevar un exhaustivo control horario?

Aunque muchos empresarios se molesten cuando le aconsejamos establecer un exhaustivo control horario, lo hacemos por su propio bien; ya que en caso que exista una inspección de trabajo, podemos sufrir importantes sanciones económicas. 

  • A) Infracciones leves (Multas de entre 60 y 625 €): es cuando la empresa vulnera el principio de falta de transparencia; por ejemplo, no poniendo a disposición de los trabajadores los registros horarios.
  • B) Infracciones graves (Multas desde los 626 a los 6.260 €): tiene lugar cuando se observa que la empresa no hace un correcto registro horario o no paga las horas extra.
  • C) Infracciones muy graves (Multas de entre 6.250 y 187.515 €). Es cuando la empresa comete infracciones relacionadas con impagos y con el retraso reiterado de los mismos. También penaliza la existencia de horas extra a menores de edad o no llevar directamente un control.

Como puedes ver, si la empresa lleva un control de horario o lo hace de forma incorrecta puede ser sancionado económicamente.

Dependiendo de la gravedad del asunto, podemos incurrir en insolvencia. De ahí que sea muy importante llevar un buen control de la jornada de nuestros trabajadores. Gracias a las Apps, podemos controlar incluso la jornada de nuestros trabajadores que estén efectuando la modalidad del trabajo a distancia.

La obligación de realizar un registro horario en teletrabajo y los problemas que conlleva

La ley del teletrabajo obliga a llevar un control de horario también a los trabajadores que disfruten del teletrabajo. Es decir, deberás realizar el control horario a pesar de las dificultades que, en ocasiones, presenta el trabajo no presencial. Este problema tan sólo puede subsanarse mediante sistemas informáticos como apps.

Además, con el empleado en su casa, los descuidos y los olvidos son más frecuentes, y gracias a estas aplicaciones podemos observar que las horas trabajadas hayan sido efectivas, dado que monitorizan el flujo de trabajo de un empleado en remoto.

Hay que tener en cuenta que los trabajadores que gocen del teletrabajo, tienen las mismas condiciones laborales que los que asisten al centro de trabajo, así como la misma retribución, estabilidad, formación y tiempo de trabajo / descanso.

Ventajas de utilizar una aplicación para el control horario

Gracias a la automatización del registro de horario mediante aplicaciones informáticas, las empresas disfrutan de las siguientes ventajas:

  • 1) Cumplen con la obligación de documentar, conservar y mostrar los registros y; además, pueden exportarlos fácilmente para entregárselos a los inspectores de trabajo.
  • 2) Puedes conservarlo fácilmente durante 4 años, que es lo que la ley exige mantenerlo.
  • 3) Permite vigilar las horas extras que han realizado cada trabajador y controlar que ninguno de ellos asuma más del máximo que estipula la ley (Estatuto de Trabajadores) o convenio colectivo.
  • 4) Difícilmente se perderán registros de horas, ya que todas las aplicaciones tienen respaldo y copias de seguridad.
  • 5) Normalmente te permiten monitorizar en tiempo real el flujo de trabajo.
  • 6) Puedes hacer que el empleado reciba notificaciones cuando sea preciso fichar, de este modo, se evitan los descuidos y olvidos, por tanto, están descartados que ocurran (recuerda que estos errores son sancionables).
  • 7) Podemos personalizar las jornadas y los horarios de nuestros trabajadores.
  • 8) Y establecer ubicaciones de fichaje (p. ej. un dispositivo y una red de internet determinados). De esta manera,  los fraudes de fichaje o el fichaje por terceros quedan eliminados.
  • 9) Permite que los empleados puedan acceder a sus registros, así como sus representantes sindicales. Recuerda que la ley establece que puedan acceder a consultarlos.
  • 10) Tanto el trabajador como la empresa pueden recibir notificaciones para evitar rebasar el tope de horas extra.
  • 11) Puedes disponer de informes en tiempo real en multitud de formatos.

Enrique Ruiz Prieto

¡Hola! Soy abogado, consultor jurídico de empresas y asesor fiscal y laboral. Amo los viajes, las historias y las narraciones, la tecnología, la justicia social y el emprendimiento. Si te gustan estos temas, te invito a quedarte y leer mi blog, donde te enseñaré a comprender el apasionante mundo del derecho y el funcionamiento de las tecnológicas digitales.

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Desde el 12 de Mayo de 2019, gracias al Real Decreto Ley 8/2019, todas las empresas tienen que tener un control exhaustivo de la jornada laboral de todos sus trabajadores; independientemente de si son trabajadores a jornada completa o a tiempo parcial. Por tanto, todas las empresas deben tener un estricto control horario, donde figure el nombre de cada uno de sus trabajadores y la entrada y salida de cada individuo.
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