Proceso para tramitar y aceptar una herencia

Si has llegado a este página, seguramente un ser familiar cercano a ti haya fallecido o está a punto de hacerlo. Os deseo mucho ánimo. En esta entrada os facilitaré los trámites y elementos que deberás tener en cuenta a la hora de gestionar y aceptar una herencia.

Tras fallecer el causante o fallecido, se abre un proceso por el cual los herederos deben aceptar o revocar la herencia. El trámite o procedimiento se encuentra regulado en el Código Civil y la parte tributaria en la Ley del Impuesto Sobre Sucesiones y Donaciones.

Aunque lo recomendable es acudir a un profesional para que realicen dicho trámite por nosotros, en este post explicaremos los pasos que tenemos que efectuar. Existen muchos tipos de profesionales que nos pueden gestionar el trámite de las herencias, pero es preferible contactar con un abogado ya que ellos pueden realizar todos los trámites administrativos, e incluso, judiciales en caso de discrepancias entre los herederos. Existen firmas especializadas en este tipo de trámites como Leggado abogado de herencias, donde Ángel Seisdedos, el CEO de la empresa, ha participado en la creación de este contenido.

A continuación, veremos las fases de la aceptación de una herencia:

1) Obtener el Certificado de Defunción

Cuando una persona fallece, hay que solicitar un certificado de defunción para dar concluida su extinción como persona física. Dicho certificado es el documento oficial que acredita el fallecimiento de esa persona y debe contener la siguiente información:

• Fecha y lugar del fallecimiento.
• DNI o NIE del fallecido.
• Copia del DNI del solicitante.
• Copia del Libro de Familia que refleje la relación de parentesco.

La solicitud del certificado de defunción es uno de los trámites más rápidos de este proceso y basta con cumplimentar un formulario normalizado y presentar dicho formulario en el Registro Civil del domicilio del fallecido. En 24 horas tendremos dicho certificado de defunción.

Normalmente, este trámite lo realiza la empresa que se encarga del sepelio del difunto y, ellos entregan el formulario a través de un correo electrónico (secretariageneral@cgcom.es) para que gestionen la defunción de dicha persona.

2) Inscripción dela defunción en el Registro Civil

El Registro Civil es un organismo público que se encarga de registrar todas las relaciones civiles de las personas físicas, inscribiendo tanto el nacimiento, el matrimonio y la muerte de todas ellas.

Las leyes españolas obligan a que en un plazo de 24 horas se informe a este organismo el fallecimiento de las personas físicas. El objeto de esta obligación es que cualquier persona que tenga un trámite abierto contra ella, pueda ser informada de su fallecimiento.

En el Registro Civil debemos adjuntar a la solicitud el Certificado Médico del Fallecimiento, fotocopia del DNI o pasaporte del fallecido e Impreso oficial de declaración de fallecimiento para que Registro Civil tramite la Inscripción de la defunción.

Este trámite debe hacerlo:

1. Los parientes más próximos al difunto (hasta 4 grado de consanguinidad o 2 grado de afinidad).
2. En defecto de familiares, puede realizar el trámite los vecinos.
3. Y, también, pueden tramitarlo los hospitales, médicos o cualquier otra persona que conozca de la muerte de la persona.

Normalmente, como ya hemos comentado con anterioridad. Este trámite lo suele hacer empresa funeraria que se encargará del sepelio del difunto.

3) Tramitar su baja en la Seguridad Social

El tercer paso a efectuar es tramitar la baja del difunto en la Seguridad Social. Es una obligación que tienen los herederos de informar sobre el fallecimiento de una persona.

En muchas ocasiones, la Seguridad Social ha continuado pagando una prestación económica por el desconocimiento del fallecimiento de dicha persona. A veces es por descuido de sus familiares y, en otras ocasiones, es picaresca de estos para seguir cobrando una prestación económica, aunque esto sea sancionable (restitución de la prestación más recargo).

Además, esta información a la Seguridad Socia nos abre las puertas a solicitar prestaciones sociales que si nos pueden corresponder como la pensión de viudedad o de orfandad.

Para tramitar la baja, será necesario aportar certificado de defunción y copia de su documento de identidad o pasaporte. Si el trámite se realiza por un profesional o por un representante de la familia, éste deberá aportar la representación mediante modelo normalizado.

4) Solicitar Certificado de Últimas Voluntades y Seguros de Cobertura de Fallecimiento

El cuarto paso es solicitar el Certificado de Últimas Voluntades y Seguros de Cobertura de Fallecimiento.

Aunque pensemos que es el mismo documento, en realidad son dos documentos totalmente diferentes y, tenemos que tener claro que en la solicitud marquemos amabas opciones o los organismos administrativos competentes tan sólo nos proporcionaran aquellos documentos que solicitemos; teniendo que solicitar el otro documento en caso de no hacerlo e iniciar nuevamente el procedimiento administrativo.

Este proceso no podemos hacerlo hasta transcurridos 15 días hábiles desde la fecha del fallecimiento y, en dicho proceso, hay que pagar una tasa administrativa. Es importante que nos ciñamos al proceso administrativo, cumpliendo fechas y normas de su procedimiento (modelo 720), pues en caso contrario podemos perder la cuantía que hayamos pagado (el precio de la tasa administrativa es 3,82 € para obtener este certificado).

El Certificado de Actos de Última Voluntad sirve para acreditar si el difunto otorgó o no testamento y en qué Notaría. Es importante este documento ya que la herencia se repartirá de una forma distinta si es testamentaria o ab intestatio (sin testamento).

Recomendamos que el trámite se efectúa telemáticamente, mediante certificado digital, en la sede electrónica del Ministerio de Justicia. Aunque, si lo prefiere, puede realizar dicho trámite personalmente (y mediante cita previa) en Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia o también en la Oficina Central de Atención al Ciudadano ubicada en Madrid.

En cambio, el Certificado de Seguros de Cobertura de Fallecimiento es otro documento público que sirve para conocer los contratos vigentes en que figuraba como asegurada la persona fallecida y con qué entidad aseguradora está asociado.

Si el fallecido no consta en ninguna póliza de Seguros, este dato también aparece en dicho certificado. Aparecen los Seguros de Vida, de Accidentes, etc. Su precio también son 3,82 €.

5) Obtención del Testamento y Declaración de Herederos

Una vez que tengamos el Certificado de Última Voluntad, sabremos si la persona otorgó testamento o no.

Es importante conocer este dato, ya que el reparto de la herencia se asignará según las normas contenidas en el Código Civil o fueros y; según el Derecho Civil el reparto de asigna de un modo diferente si hay testamento o no.

Si no hay testamento, se tendrá que asignar la herencia en función de los criterios de nuestras normas civiles, mientras que si hay testamento, dichas normas pueden mejorar a algunos herederos según las posibilidades que ofrece nuestro derecho privado.

En caso que haya testamento, deberemos dirigirnos a la notaria dónde se otorgó y solicitarla copia autorizada. Nos darán cita y se leerá el testamento en la apertura del mismo. En el supuesto que el notario ya no exista, el trámite es el mismo, pero en esta ocasión nos dirigiremos al Colegio de Notarios de nuestro municipio para que averigüe donde hay una copia de dicho testamento. Gracias a la existencia de un Archivo General de Protocolos se puede localizar e indagar cuál de los testamentos es el último.

En principio, los herederos son los autorizados para solicitar copia del testamento o, en su defecto, profesionales que tengan autorización de los mismos.

¿Qué ocurre si la persona fallecida no dejó un testamento?

En caso que no haya testamento se debe proceder a una Declaración de Herederos Ab intestato, que deberá de tramitarla los herederos legales de la persona fallecida.

Este trámite es necesario hacerlo bajo un Notario que se materializará en el Acta de Declaración de Herederos. Para este trámite, es necesario que acudan dos testigos ajenos a la familia y que conocieran a la persona fallecida para que ratifiquen que no hay más herederos que los legales allí presentes.

6) Aceptación y adjudicación de la herencia

Una vez que conocemos los herederos y legales del causante, se debe proceder a la aceptación o renuncia de la herencia; materializándose en un documento notarial que se denomina escritura de aceptación y partición de la herencia. Podemos afirmar que mediante este documento el patrimonio de la persona fallecida pasa a manos de sus herederos.

Es importante saber que hasta que no se asignen los herederos y el reparto, la herencia se denomina yacente, que es un estado temporal hasta la aceptación y reparto de la herencia. Mientras los herederos no podrán realizar ninguna acción de disposición de los bienes (p. ej. vender bienes, donarlos, transmitirlos, arrendarlos, etc.).

A partir de este momento, hay que efectuar varios trámites y podemos hacerlo en diferente orden:

A) Aceptar y adjudicar la herencia

Aconsejamos que sea el primer paso de todos ellos a partir de este momento, ya que una vez que hayamos efectuado la adjudicación de la herencia, será más fácil liquidar el Impuesto sobre sucesiones.

Cuando hay varios herederos lo aconsejable es realizar el reparto mediante escritura notarial, ya que nuestro acuerdo quedará fijado mediante un documento que tiene fe pública. También aconsejamos realizar una escritura de herencia, aunque unicamente haya un solo herederos, ya que la Agencia Tributaria menciona que los valores contenidos en dichas escrituras son las que fijan por defecto los valores de adquisición de los herederos. Este dato no sólo nos será útil en el Impuesto sobre Sucesiones, sino también en el IRPF si, posteriormente, transmitimos esa propiedad a un tercero (compraventa, donación, etc.).  

B) Liquidación del impuesto sobre sucesiones

Tras la muerte del fallecido, los obligados tributarios tienen un plazo de 6 meses para tramitar el Impuesto sobre Sucesiones.

Tenemos que saber que este impuesto está regulado por una normativa estatal, pero que cada Comunidad Autónoma puede mejorar las disposiciones contenidas en la normativa Estatal. De ahí que cuando estemos tramitando la liquidación de este impuesto (modelos 600, 650 y 660), sea recomendable consultar a un abogado especializado en herencias que convoca perfectamente la normativa de cada Comunidad Autónoma.

Por ejemplo, el Impuesto de Sucesiones en Andalucía se encuentra bonificado hasta el primer millón de euros por cada heredero, mientras que los herederos sean parientes pertenecientes al grupo I y II del Impuesto sobre sucesiones.

Tenemos que saber que podemos solicitar una prórroga de 6 meses más antes de concluir el plazo de prescripción. Si incumplimos este plazo, la administración tributaria de la Comunidad competente podrá sancionar por presentar la liquidación fuera de plazo. Cada comunidad tiene su propio formato.

C) No aceptar la herencia e iniciar el proceso de beneficio de inventario

Aunque se habla de herederos forzosos, aceptar una herencia no es una obligación. Los herederos o legatarios siempre pueden rechazar su parte de la herencia, que pasaría al siguiente heredero que por ley corresponda.

De hecho, en los últimos años, han sido muchas las herencias rehusadas por no poder hacer frente a los impuestos o a las deudas de la misma.

Hay que tener en cuenta que si la aceptación es total, los herederos responderán con todos sus bienes del pasivo de la masa hereditaria.

No obstante, existe una fórmula intermedia que es aceptar la herencia a beneficio de inventario. Este proceso consiste en aceptar la herencia, pero antes de recibir nada, se nombrará a una persona para que cuantifique tanto los derechos y obligaciones de dicha herencia y; pagará las deudas antes de repartir la herencia a sus herederos. De esta forma, solo el activo –que en su caso resultase– pasaría a formar parte del patrimonio del heredero.

Esta forma de aceptación puede ser solicitada por cualquier heredero, incluso en los casos en los que el testador haya pretendido excluir esta posibilidad. Permite al heredero responder frente a las deudas hereditarias con los bienes de la herencia pues mantienen por separado los bienes de la herencia y el de los herederos hasta que se haga frente a todas las deudas.

Puede hacerse ante Notario, ante Juez, ante Agente Diplomático o Consular (si estuviese en extranjero) y; la solicitud debe aceptarse por parte de todos los herederos en los 30 días siguientes de conocerse el testamento.

La persona encargada de cuantifique tanto los derechos y obligaciones de dicha herencia y repartir bienes, tendrá también la obligación de presentar el impuesto en el plazo indicado.

7) Otros trámites dependiendo de la naturaleza de bienes heredados

Una vez que se ha efectuado el reparto de la herencia y la liquidación del Impuesto Sobre Sucesiones, hay que realizar una serie de trámites administrativos en función de la naturaleza de los bienes heredados:

A) Bienes inmuebles: Registro de la Propiedad y Pago de Plusvalías

Aquellos sujetos que hereden un bien inmueble, deben necesariamente acudir al Registro de la Propiedad para cambiar la titularidad de dicho bien.

El Registro de la Propiedad es el organismo encargado de llevar un registro público de todos los bienes inmuebles en nuestro país y; cada vez que se cambie de titularidad, dicho cambio debe ser anotado y comunicado en el correspondiente registro (dependerá del municipio donde se encuentra dicho bien inmueble).

Para llevar a cabo dicho trámite, es necesario llevar copia original de la escritura de aceptación de la herencia, así como copia de la liquidación del impuesto sobre sucesiones. Normalmente, el registro pertinente solicita una provisión de fondos que hay que abonar antes de depositar las escrituras y; tras 20 días aproximadamente, el registro nos notificará que dicho cambio se ha efectuado para darnos la liquidación resultante, más las escrituras depositadas. Generalmente, la liquidación es una devolución de la provisión de fondos, pero en algunos casos, puede que tengamos que pagar una cantidad extra tras realizar dicha provisión.

Asimismo, los herederos deben tramitar el impuesto denominado Impuesto sobre el Incremento de Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana (IIVTNU) o Plusvalía Municipal. Se trata de un impuesto directo que grava el valor del suelo de los terrenos urbanos (nunca grava los terrenos de naturaleza rustica) y; hay que efectuarlo cada vez que se transfiere el bien inmueble.

El obligado tributario es quien transmite dicho bien; es decir, en este caso el fallecido, cuya obligación pasa  formar parte de los herederos.

El pago para pagar la plusvalía municipal es de 6 meses desde el fallecimiento y; nunca se hace por oficio, sino a petición de los interesados. Vulgarmente muchas personas piensan que el municipio gira automáticamente el recibo de la plusvalía. Pasan meses y nunca llega dicha liquidación. Transcurren años y es cuando la Agencia Tributaria del municipio nos gira la liquidación para que paguemos la deuda más los intereses de demora.

B) Vehículos

Si dentro de la herencia hay uno o varios vehículos, los herederos tendrás la obligación de poner en conocimiento a la DGT la transición de dicho vehículo.

En este supuesto hay que tramitar el cambio de titularidad por fallecimiento y no por compra, siendo necesario aportar la siguiente documentación:

• Declaración responsable de persona física para la solicitud del cambio de titularidad de un vehículo por fallecimiento de su titular.
• Adjuntar ficha técnica, permiso de circulación
• Escrituras de aceptación de la herencia.
• Identificación del heredero y del difunto.
• Certificado de fallecimiento.
• Copia del Impuesto sobre sucesiones.

C) Cuentas bancarias

Cada entidad bancaria solicita una documentación diferente, así como, hay que cumplimentar una serie de documentos propios de cada entidad.

Normalmente, tenemos que cerrar dicha cuenta bancaria y trasmitir el dinero a otra donde seamos titulares. Existen algunas excepciones cuando se comparte titularidad con un cónyuge en gananciales.  

D) Herencia Digital

Una herencia también puede proporcionarnos elementos inmateriales como Perfiles en las redes sociales, Cuentas de correo, Suscripciones a servicios digitales, Marcas y Patentes, etc.

Todos esos elementos también deben ser modificados. En el caso de perfiles sociales que no sean de empresas, sino de personas físicas, deberán ser cerrados. Cada red social tiene sus propias políticas.

Si necesitas asesoramiento jurídico en esta materia, contacte con nosotros o con otro profesional para que pueda ayudarle en el trámite o gestión de su herencia. Estar respaldados por profesionales ayuda a que todo el trámite se realice de una forma adecuada y se paguen todos los impuestos necesarios. Llámenos y le informamos sin compromiso.